Come costruire il budget del Personale

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Senza budget del personale i costi aziendali sono fuori controllo.

Invece le imprese che costruiscono il budget delle risorse umane tengono sotto controllo questa voce di costo e pianificano il dimensionamento corretto dell’organico in funzione degli obiettivi a breve termine.

La domanda più utile non è quanto ti costa redigere il budget risorse umane, ma quanto ti costa non farlo.

Che cos’è il budget aziendale

Il budget è uno strumento di pianificazione finanziaria che restituisce all’azienda il controllo delle sue finanze, la riduzione del rischio di spese eccessive o insufficienti. Consiste in una stima delle entrate e delle uscite previste per un determinato periodo futuro, solitamente un anno.

Il budget serve a definire in modo chiaro le risorse a disposizione e i costi che l’azienda prevede di affrontare, fornendo una base per prendere decisioni strategiche.

Per un’azienda, il budget non è solo una previsione finanziaria, ma una guida operativa che consente di gestire le risorse in modo ottimale, garantendo che vengano utilizzate in maniera efficiente per raggiungere gli obiettivi prefissati. Le varie aree aziendali, come produzione, marketing, vendite e risorse umane, richiedono tutte un budget specifico, che contribuisce alla redazione del budget globale dell’impresa.

Il processo aziendale di definizione del budget coinvolge la valutazione dei costi previsti (ad esempio, materie prime, personale, marketing) e delle possibili entrate (vendite, investimenti). Il monitoraggio del budget durante l’anno consente all’azienda di verificare che i costi e le entrate siano o meno in linea con quanto pianificato, e apportare gli aggiustamenti richiesti dal contesto.

Che cos’è il budget delle risorse umane

AIDP (Associazione Italiana per la Direzione del Personale), di cui sono lieto di fare parte, riguardo al budget del Personale ha affermato:

«il budget del Personale deve essere visto non come un “male necessario” o un esercizio di burocrazia o un esempio dei casi in cui la funzione del personale è un mero tramite fra l’operatività e gli enti amministrativi aziendali, ma come un’occasione per incidere sulle strategie di sviluppo di una azienda (crescita selettiva delle competenze, allocazione corretta delle politiche di sviluppo, gestione e monitoraggio delle politiche retributive, gestione degli obiettivi collettivi e individuali, gestione dei benefits, ecc…)».

Considero il budget delle risorse umane come la risposta a un’interrogativo strategico: quali e quante sono le risorse che l’azienda deve allocare per raggiungere i propri obiettivi a breve termine?

Perché è importante il budget delle risorse umane

Collocando questo argomento sulla linea del tempo, il budget del personale si posiziona nell’immediato futuro, solitamente a un anno.

Viene redatto entro i due mesi prima della chiusura annuale d’esercizio, che nella maggioranza dei casi coincide con la fine dell’anno, partendo dalla situazione attuale e facendo una proiezione nell’anno seguente di ciò che accadrà di sicuro e che di ciò che potrebbe accadere.

Il costo del personale è una delle voci di costo più significative nei bilanci di molte aziende e, allo stesso tempo, è una delle voci a maggior potenziale inespresso. Per questa ragione occorre superare la logica pura dell’amministrazione del personale e, numeri alla mano, ragionare sulle caratteristiche e sullo sviluppo strategico del personale per raggiungere gli obiettivi aziendali di breve termine.

Il budget del personale è uno strumento ancor più strategico e necessario quanto il business dell’azienda dipende fortemente dalle Persone (labour intensive). Ne sono un esempio le imprese che si occupano della manutenzione di impianti elettrici o idraulici presso gli ospedali o impianti industriali, le imprese di pulizia, servizio mensa, ecc…

Errori più comuni nella costruzione del budget delle risorse umane

• Sottovalutare gli adeguamenti del CCNL: gli impatti dei rinnovi del contratto collettivo nazionale di lavoro e gli adeguamenti salariali che, in alcune circostanze, vengono frazionati nel tempo.
• Non considerare i cambiamenti normativi: la legislazione del lavoro è materia speciale nella quale il Parlamento e/o il Governo intervengono con modifiche, incentivi.
• Trascurare gli avanzamenti di carriera: le progressioni di carriera, anche quelle temporanee, accrescono i costi del personale. Rientrano in questa categoria anche le trasformazioni contrattuali dei part time con aumento di ore fino a full time.
• Non stimare correttamente il turnover: l’uscita di personale ingenera un costo amministrativo. Se chi esce va rimpiazzato, occorre considerare i costi del processo di onboarding per trovare e inserire nuovo personale, di assunzione.
• Ignorare la formazione: anche nei casi in cui parte dei costi vengano coperti da fondi contrattuali o fondi professionali, occorre considerare i costi indiretti della formazione.
• Non considerare i costi variabili: rientrano in questa categoria i benefit, i premi di risultato, i buoni pasto, eccetera…
• Stimare erroneamente le assenze: occorre stimare con prudenza le assenze per qualsiasi titolo (malattia, infortuni, congedi, ferie, permessi, eccetera…).
• Non considerare gli obiettivi aziendali: budget è la proiezione della situazione attuale nel futuro desiderato. Un budget che non tiene conto degli obiettivi aziendali si limita ad essere un mero esercizio matematico di proiezione dello status quo.
• Non stimare i contenziosi: incomprensioni tra dipendenti e impresa potrebbero generare vertenze con aggravio di uscite per spese legali.

Come costruire il budget risorse umane passo passo: le fasi principali

La costruzione del budget del personale è un processo aziendale che parte dal contesto (mercato), descrive la situazione dell’organico numeri alla mano, la integra con gli obiettivi aziendali a un anno (situazione desiderata) e colma la differenza tra le due situazioni per quanto riguarda le Persone e i costi ad esse collegate.

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1- Contesto

Il contesto di business nel quale l’azienda agisce determina la precisione dei calcoli.

Se l’incidenza del costo del lavoro rispetto ai ricavi è minima allora il budget potrebbe essere quasi trascurabile.

Invece, laddove l’incidenza del costo del lavoro è tra le prime voci di costo (se non la prima, come nelle aziende labour intensive) occorre esasperare questa analisi.

ESEMPIO

Ore di prestazioni erogate per anno (effettivo lavoro) = 28.800

Costo medio orario stimato = € 17,00

Costo del lavoro complessivo = € 489.600

Un errore di € 1 nella stima del costo medio orario, determina una variazione di € 28.800 nel calcolo del costo del lavoro totale, che corrisponde a circa 1 operaio.

2- Situazione attuale

Per redigere correttamente il budget del personale occorre svolgere un’attenta analisi degli elementi che compongono il costo del lavoro, collegarli agli obiettivi a breve, alle necessità e strategie aziendali.

Così facendo il dipartimento risorse umane:

1. fissa il corretto dimensionamento dell’organico (verificando le opportunità che il legislatore mette a disposizione per quanto riguarda flessibilità del lavoro e incentivi all’occupazione);
2. definisce le politiche retributive;
3. esamina le voci di costo che possono cambiare in funzione alla contrattazione collettiva, sia nazionale (CCNL applicato) che aziendale (contratto collettivo di secondo livello, regolamento aziendale, premio di risultato);
4. stima possibili costi extracontrattuali derivanti da eventuali contenziosi.

Nelle aziende che terminano il loro esercizio al 31 dicembre, il 15 ottobre si ha completa visibilità dei costi del personale dei nove mesi precedenti. Da qui è possibile costruire una stima affidabile dei costi del personale per l’anno corrente. Punto di partenza per ragionare a un anno.

3- Situazione futura

La situazione futura è determinata per differenza dai dati conosciuti della situazione attuale, considerando i nuovi elementi di costo (da aggiungere) e i nuovi elementi di risparmio (da sottrarre).

Questi elementi di costo o di risparmio possono essere classificati in tre grandi gruppi:

• scelte aziendali;
• applicazioni contrattuali (nazionale, aziendale, individuale);
• obblighi legislativi, atti amministrativi, atti giudiziari.

Differenze dovute a scelte aziendali

Riguarda il corretto dimensionamento dell’organico in funzione di:

• obiettivi aziendali da raggiungere;
• programmi di mantenimento o incremento dell’organico;
• programmi di riduzione del personale.

L’organico di base è potenzialmente composto da Persone: in stage, in apprendistato, a tempo parziale, somministrate tramite agenzia, nuove assunzioni, a tempo determinato, lavoro accessorio (voucher), lavoro da remoto, lavoro subordinato.

ESEMPIO

Se l’azienda scegliesse di collocare parte dell’organico in remoto (a casa), l’azienda non sosterrebbe il costo dei buoni pasto o della mensa, potrebbe sostenere il costo a forfait di parte della connessione ad internet domestica, e queste scelte alterano i costi del personale.

Inoltre, tra le scelte aziendali rientra la valutazione dei costi per:

• aumenti retributivi al merito (raggiungimento della qualifica, incremento di livello contrattuale, super minimo individuale);
• PDR (premi di risultato collegati al raggiungimento di obiettivi aziendali, di team, individuali);
• benefit;
• lavoro supplementare e straordinario;
• onboarding per trovare e inserire nuovo personale;
• formazione e addestramento;
• fondo legale (controversie, conciliazioni, applicazione di sentenze).

ESEMPIO di buona gestione

Aumento retributivo al merito temporaneo per sei mesi, reso definitivo con super minimo previo parere favorevole del responsabile diretto.

I programmi di riduzione d’organico riguardano:

• la risoluzione dei contratti a termine o con lavoratori autonomi;
• programmazione delle ferie;
• aspettativa non retribuita;
• risoluzioni consensuali del rapporto di lavoro;
• incentivi all’esodo per Persone che hanno maturato il requisito pensionistico;
• cassa integrazione guadagni ordinaria o straordinaria;
• licenziamenti individuali;
• licenziamenti collettivi (procedure di mobilità).

ESEMPIO di buona gestione

• evitare debiti dell’azienda verso i dipendenti programmando la fruizione delle ferie e dei permessi così che vengano goduti entro l’anno di maturazione;
• pensionandi;
• pensionabili;
• turnover;
• accesso alla NASPI come scivolo verso la pensione.

Differenze dovute ad applicazioni contrattuali

Il dipartimento risorse umane verifica quali costi derivano dalla corretta applicazione della contrattazione collettiva e individuale:

• scatti periodici di anzianità;
• aumenti dovuti al rinnovo del CCN o del contratto aziendale;
• PDR (premio di risultato);
• indennità di vacanza contrattuale (mancato rinnovo del CCNL);
• adesione a fondi di previdenza complementare;
• obblighi contributivi su periodi di astensioni maturate, ma non godute;
• costi dell’assenteismo.

Differenze dovute ad obblighi legislativi, atti amministrativi, atti giudiziari

Il dipartimento risorse umane verifica l’intervento di disposizioni di legge che comportano maggiori oneri o benefici:

• variazioni alle aliquote contributive;
• criteri di calcolo della base imponibile ai fini contributivi;
• scadenza di agevolazioni;
• incentivi per incremento d’organico (credito d’imposta, ecc…).

Esempio di identificazione di costo azienda

Riferimento contrattuale

• Orario di lavoro: 40 ore settimanali (tempo pieno, full time) È il CCNL che stabilisce cos’è il tempo pieno.
• Sede di lavoro: Conselice (Ra) La territorialità aumenta gli elementi retributivi (esempio: ente bilaterale locale).
• Matricola: 000000 La matricola del dipendente.
• CCNL: terziario distribuzione servizi. Nel parlato comune è conosciuto come contratto del commercio.
• Riferimenti retributivi: 3° livello + super minimo individuale, € mensili
• Retribuzione mensile lorda: € 1.656,97 x 14 mensilità Questo CCNLL prevede tredicesima e quattordicesima mensilità.
• Mansione del dipendente.

dal lordo contrattuale al costo azienda

Le componenti di costo sono:

• Retribuzione lorda;
• Quota dei contributi a carico dell’azienda;
• Premio INAIL;
• Costo TFR.

FORMULA Costo annuo azienda = RAL x K

K è un numero che dipende dal contesto aziendale ed è solitamente compreso tra 1,38 e 1,45.

K = 1,40 è una buona approssimazione da usare in assenza di dati a consuntivo. Più ci si avvicina a 1,45 e più vengono inglobati anche gli elementi più gestionali.

Conclusioni

Il costo del personale è una delle maggiori voci di costo nel bilancio aziendale.

Per mettere l’impresa al riparo da pericolose sorprese è necessario tenere sotto controllo il costo del personale verificando gli eventuali scostamenti durante l’anno.

Inoltre, il budget del personale consente di ragionare del futuro imminente dell’azienda e delle risorse Persone necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali di breve termine (anno seguente).

Senza budget del personale, l’azienda si espone a sorprese, imprevisti e fluttuazioni di costi che eroderanno i margini.

La domanda corretta non è quanto costa redigere il budget del personale, ma quanto costa non farlo.

Scrivo di gestione delle Risorse Umane e di Processi aziendali
perché dal 1993 mi occupo professionalmente di questi temi,
prima come imprenditore e dal 2019 nel ruolo di HR Business Partner e consulente direzionale in area Risorse Umane.

Paolo Balestra