Descrizione dei ruoli aziendali

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Descrizione dei ruoli aziendali: cosa c’è da sapere

La descrizione accurata dei ruoli aziendali è uno strumento strategico per una corretta gestione avanzata delle Risorse Umane. Più nello specifico, la descrizione dei ruoli è cruciale per allineare le aspettative e le prestazioni dei dipendenti con gli obiettivi aziendali.

Una definizione chiara dei ruoli può aumentare la produttività del 35% (fonte: Harward Business Review).

Perché la descrizione dei ruoli è importante

Spesso in azienda le Persone ignorano:

• cosa l’impresa si aspetta da loro,
• cosa i colleghi si aspettano da loro,
• cosa il loro responsabile si aspettano da loro,
• cosa l’imprenditore si aspetta da loro,
• qual è il loro apporto al business.

Ciò avviene perché i ruoli delle Persone sono poco, o peggio per nulla, chiari.

La descrizione dei ruoli colma questa lacuna e chiarisce sia all’azienda che ai dipendenti cosa aspettarsi da ciascuno, in cosa consiste il loro lavoro e le responsabilità ad esso collegate.

Cosa si intende per ruolo aziendale

La parola “ruolo” deriva dal latino ròtulus (rotolo) che si riferiva al rotolo di pergamena sul quale veniva scritta la parte degli attori del teatro.

In teatro, ogni maschera, ogni attore ha una propria funzione che si inserisce nella trama dell’opera. Lo stesso accade in azienda.

Il ruolo è l’insieme di:

• aspettative,
• responsabilità,
• compiti,
• funzioni,

assegnate ad una Persona.

Ogni ruolo va accuratamente progettato per contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda, garantendo al contempo la chiarezza operativa e la distribuzione efficiente del lavoro.

Qual è la differenza tra ruolo e mansione

Ruoli e mansioni vengono spesso confusi, invece esprimono differenze profonde che ho sintetizzato nel quadro sinottico che segue.

Aspetto	Ruolo	Mansione
Definizione	Insieme di aspettative, responsabilità, e funzioni attribuite a un individuo o a un team.	Compito specifico o insieme di attività operative assegnate a un individuo.
Ambito	Più ampio, può includere diverse mansioni.	Più specifico, si riferisce a compiti precisi.
Focus	Sull’obiettivo e sul contributo all’organizzazione nel suo complesso.	Sulle attività quotidiane e operative.
Durata	Generalmente a lungo termine, con obiettivi che possono evolvere.	Spesso a breve termine, legato a compiti specifici.
Flessibilità	Può essere più flessibile, con la possibilità di aggiungere o modificare le responsabilità.	Generalmente più rigido, con attività ben definite.
Valutazione	Basata su obiettivi, risultati e contributo generale all’organizzazione, considerando anche le competenze e il comportamento.	Basata sull’efficienza, l’efficacia nell’esecuzione di compiti specifici, e la conformità ai processi.
Evoluzione	Può cambiare in base alla crescita personale e agli obiettivi aziendali.	Più stabile, cambia principalmente se cambia il processo o il metodo di lavoro.
Sviluppo	Il ruolo favorisce lo sviluppo professionale e personale, offrendo opportunità di crescita attraverso formazione, mentoring e l’assunzione di nuove sfide.	La mansione tende a essere più statica, con minori opportunità di sviluppo personale al di fuori dell’area specifica.
Relazioni	Definisce la posizione gerarchica e le interazioni funzionali all’interno dell’organizzazione, includendo leadership e collaborazione.	Si concentra sulle interazioni immediate necessarie per il completamento dei compiti, spesso limitate al proprio team o dipartimento.

Quali sono le componenti principali di ogni ruolo

Le componenti del ruolo sono molteplici. Ecco le principali:

• autonomia,
• autorevolezza,
• consapevolezza,
• reputazione,
• aspettative,
• responsabilità,
• relazioni,
• obiettivi,
• riconoscimento (da parte degli altri),
• iniziativa,
• decisioni,
• comportamenti,
• stima,
• fiducia verso e da parte degli altri,
• collaborazione,
• competenze,
• supervisione,
• guida,
• gerarchia,
• gruppo.

La descrizione dei ruoli è obbligatoria?

La descrizione dei ruoli non è obbligatoria, tuttavia è essenziale sia per le PMI che per le grandi imprese che vogliono gestire in modo avanzato ed efficace il proprio personale, affinché esso contribuisca attivamente alla crescita dell’impresa stessa.

Quali sono gli elementi essenziali di una descrizione dei ruoli aziendali

Una descrizione dei ruoli esaustiva ed efficace comprende i seguenti elementi essenziali:

• nome del ruolo,
• responsabilità,
• capacità,
• competenze,
• autonomia,
• a riporto di (posizione nell’organigramma aziendale).

In base alle necessità e alle caratteristiche dell’azienda e del business, la descrizione del ruolo può essere arricchita da:

• percorso di carriera,
• numero di Persone da coordinare,
• ruoli da coordinare,
• esperienza.

Come viene utilizzata la descrizione dei ruoli aziendali

La descrizione del ruolo viene utilizzata nei seguenti ambiti, per:

• fungere da collegamento con il modello organizzativo aziendale,
• la selezione – sia interna che esterna – del personale,
• costruire i percorsi di carriera,
• la formazione del personale,
• il processo di onboarding, ovvero per favorire l’inserimento di nuovo personale in azienda,
• valorizzare adeguatamente le Persone.

Come scrivere la descrizione dei ruoli aziendali

Realizzare un’accurata descrizione dei ruoli aziendali è un processo che consiste delle seguenti macro fasi:

1. macro analisi degli obiettivi aziendali,
2. macro analisi del contesto aziendale,
3. macro analisi del ruolo,
4. comportamenti richiesti,
5. capacità necessarie e accessorie,
6. competenze necessarie e accessorie, sia per quanto riguarda le competenze tecniche che le competenze relazionali,
7. titoli di studio e certificazioni professionali, necessari e accessori,
8. valori e principi non negoziabili,
9. responsabilità,
10. relazioni verso l’interno e verso l’esterno dell’azienda.

Quando la descrizione del ruolo è utilizzata per la selezione esterna del persone, è opportuno arricchirla con:

1. esperienza richiesta,
2. benefit,
3. posizione nell’organigramma,
4. luogo di lavoro (in sede, in remoto, misto),
5. orario settimanale (a tempo parziale o a tempo pieno),
6. eventuale disponibilità a viaggiare,
7. fascia di reddito annuo lordo,
8. CCNL (contratto collettivo nazionale di lavoro applicato).

7 motivi per i quali non puoi fare da solo la descrizione dei ruoli aziendali

La creazione di descrizioni dei ruoli aziendali è un compito complesso che va oltre le semplici aspettative e responsabilità legate a una posizione. Sebbene l’imprenditore possieda una visione complessiva dell’azienda e delle sue necessità, ci sono diverse ragioni per cui non dovrebbe affrontare da solo questo compito:

1. Mancanza di specificità operativa
L’imprenditore potrebbe non essere completamente a conoscenza delle specificità operative quotidiane di ogni ruolo, specialmente in aree tecniche o altamente specializzate. I manager o i team leader che lavorano direttamente con queste posizioni hanno una comprensione più profonda delle competenze e delle responsabilità richieste.

2. Visione troppo ampia
Spesso gli imprenditori hanno una visione strategica ampia, focalizzata sullo sviluppo e la crescita a lungo termine dell’azienda. Questo può portare a trascurare dettagli importanti legati ai ruoli specifici, che sono fondamentali per la creazione di una descrizione efficace.

3. Rischio di bias
Operare in solitudine nella definizione dei ruoli può introdurre bias inconsapevoli, inclinando le descrizioni verso le competenze o gli attributi che l’imprenditore ritiene importanti, ma che potrebbero non riflettere le reali necessità operative o strategiche dell’azienda.

4. Efficienza e delega
Gli imprenditori sono spesso sovraccarichi di responsabilità e focalizzati sulle decisioni strategiche. Delegare la creazione delle descrizioni dei ruoli alla funzione Risorse Umane permette di gestire il tempo in modo più efficiente, assicurando che il lavoro sia svolto da chi ha le competenze e la prospettiva adeguata.

5. Mancanza di prospettiva esterna
Una singola prospettiva può limitare la visione complessiva del ruolo e della sua evoluzione all’interno dell’azienda. Coinvolgere diversi portatori di interesse nel processo assicura una visione più equilibrata e completa, incorporando diverse prospettive e esigenze, comprese le preziose prospettive e contributi che solo un attento quanto preparato occhio esterno posso fornire.

6. Incapacità di riconoscere le necessità di crescita e sviluppo
L’imprenditore potrebbe non riconoscere pienamente le opportunità di crescita e sviluppo professionale associate a ciascun ruolo, che sono essenziali per attrarre e trattenere talenti.

7. Complessità nella Definizione di KPI e Valutazione
Definire indicatori di prestazioni chiave (KPI) e criteri di valutazione efficaci richiede una comprensione approfondita delle dinamiche operative quotidiane e degli obiettivi strategici a medio lungo termine.
La collaborazione con esperti di settore e manager delle Risorse Umane consente di stabilire standard di valutazione più accurati e significativi.

Conclusioni

In conclusione, la creazione di descrizioni dei ruoli aziendali è un processo fondamentale che stabilisce le fondamenta per l’efficacia organizzativa, la soddisfazione dei dipendenti e il successo a medio lungo termine dell’impresa.

Mentre l’imprenditore e i manager aziendali portano una visione imprescindibile al processo, la complessità e la profondità richieste per sviluppare descrizioni dei ruoli accurati ed efficaci spesso superano le capacità di un singolo individuo o di un team interno.

Qui entra in gioco il valore inestimabile della consulenza esterna di chi porta una prospettiva esterna completa, arricchita da un’ampia esperienza con diverse realtà aziendali in molteplici settori.

La capacità di valutare in modo imparziale le necessità di ruoli specifici e di suggerire miglioramenti si basa su una conoscenza approfondita delle tendenze del mercato del lavoro, delle strategie di coinvolgimento dei dipendenti e delle dinamiche di crescita professionale.

Così facendo le aziende possono beneficiare di descrizioni dei ruoli ottimizzate per attrarre talenti di qualità e di strategie di sviluppo del personale allineate con gli obiettivi aziendali a medio lungo termine.

Questo non solo migliora l’efficienza e l’efficacia delle pratiche di assunzione e di gestione delle risorse umane, ma sostiene anche un ambiente lavorativo dinamico in cui i dipendenti si sentono valorizzati e motivati a crescere.

Ora che hai compreso i benefici che una corretta implementazione della descrizione dei ruoli può produrre anche nella tua azienda, contattami per un confronto.

Scrivo di gestione delle Risorse Umane e di Processi aziendali
perché dal 1993 mi occupo professionalmente di questi temi,
prima come imprenditore e dal 2019 nel ruolo di HR Business Partner e consulente direzionale in area Risorse Umane.

Paolo Balestra