Ciclo di vita dei dipendenti: cos’è, quali sono le fasi e perché è importante

Ci sono aziende fuori controllo nella gestione del Personale perché non hanno considerato il ciclo di vita dei dipendenti (da prima dell’assunzione fino alla cessazione del rapporto). Vanno messe in sicurezza il prima possibile grazie a una mappatura realistica del Personale, a partire dalla quale potranno compiere le proprie scelte di prospettiva.

Che cos’è il ciclo di vita dei dipendenti

Il ciclo di vita dei dipendenti descrive l’intero percorso lavorativo delle Persone rispetto all’azienda, a partire dal primo contatto durante la fase di avvicinamento e possibile assunzione (onboarding) fino alla cessazione del rapporto e oltre.

Non riguarda solo le fasi cronologiche della relazione professionale, ma abbraccia anche le interazioni, le esperienze e le percezioni che un dipendente vive durante la relazione con l’azienda.

Ogni rapporto di lavoro, anche quello a tempo indeterminato, ha un termine.

La frase “e vissero per sempre…” vale solo nelle fiabe.

L’elemento centrale sul quale mettere l’attenzione è la relazione tra azienda e dipendenti, ragion per cui il ciclo di vita dei dipendenti non finisce con la cessazione del rapporto di lavoro, ma può proseguire anche oltre.

Perché è importante il ciclo di vita dei dipendenti

Il ciclo di vita dei dipendenti è cruciale per garantire la crescita, la sostenibilità e la prosperità dell’azienda nel tempo.

Questo processo permette di:

1. progettare e anticipare le necessità aziendali (budget risorse umane),
2. comprendere meglio le dinamiche interne,
3. creare un ambiente di lavoro che promuova il coinvolgimento e la produttività.
4. anticipare le necessità dei dipendenti,

Un monitoraggio attento consente di prevenire o identificare tempestivamente eventuali problemi, come un calo di prestazioni o di motivazione, e di intervenire con strategie mirate.

Inoltre, aiuta a pianificare il turnover in modo efficiente, riducendo i costi legati alle dimissioni e migliorando la continuità operativa.

Monitorare il ciclo di vita dei dipendenti significa essere consapevoli che l’azienda non può fare tutto da sola, ma necessita di Persone per realizzare i propri obiettivi di business. Un capitale umano da valorizzare per favorire relazioni soddisfacenti e produttive con i propri dipendenti e collaboratori.

Qual è lo scopo del ciclo di vita dei dipendenti

Lo scopo del ciclo di vita dei dipendenti è di presidiare la relazione tra azienda e dipendenti.

Ogni fase richiede attenzione e strategie specifiche per anticipare, affrontare e risolvere possibili criticità e, al contempo, assicurare che i dipendenti si sentano valorizzati e possano dare il massimo nel proprio ruolo.

Il monitoraggio costante permette di individuare i punti critici e di intervenire tempestivamente per migliorare le prestazioni dell’azienda, la qualità dell’ambiente lavorativo, ridurre i costi del personale (ad esempio quelli legati al turnover) e aumentare la produttività generale.

In un contesto competitivo come quello attuale, le imprese che sanno gestire efficacemente il ciclo di vita dei dipendenti riescono a mantenere un capitale umano efficiente e allineato agli obiettivi aziendali.

In pratica, il monitoraggio e la gestione del ciclo di vita dei dipendenti consente di:

• conoscere il dimensionamento minimo dell’organico per perseguire lo scopo aziendale;
• redigere il budget risorse umane affinché sia coerente con la direzione che l’azienda vuole intraprendere a partire dallo stato della situazione attuale;
• sapere quali profili professionali andranno integrati nell’immediato futuro per pilotare in modo adeguato il processo di onboarding;
• sviluppare le competenze del personale con programmi di formazione mirata;
• costruire adeguati programmi di welfare aziendale;
• gestire le uscite in modo strategico, prevedendo pensionamenti o cambi di ruolo, consente di ridurre l’impatto negativo sull’operatività e di pianificare efficacemente il ricambio generazionale, così che una transizione fluida garantisce la continuità del patrimonio delle conoscenze;
• valutare e revisionare periodicamente le politiche HR garantendo maggiore efficienza nella gestione del personale;
• gestire la fase di uscita dei dipendenti dall’azienda affinché l’interruzione del rapporto di lavoro non si traduca anche nell’interruzione della relazione, così da proteggere la reputazione aziendale.

Quali sono le fasi del ciclo di vita dei dipendenti

Le macro fasi del ciclo di vita dei dipendenti possono venire sintetizzate in:

1. onboarding: trovare e inserire nuovo personale in azienda;
2. connessione: ciò che accade durante il rapporto di lavoro, nell’esercizio del ruolo assegnato e nell’accesso a nuovi ruoli attraverso la mappatura delle competenze e il loro sviluppo;
3. offboarding: concludere il rapporto di lavoro restando (possibilmente) in buoni rapporti.

Come monitorare il ciclo di vita dei dipendenti

Dalla teoria alla pratica, per mappare il ciclo di vita dei dipendenti occorre esportare i dati principali dal software usato per fare le paghe.
Queste sono le informazioni principali che uso con le aziende clienti:

• cognome e nome dipendente;
• sede;
• reparto;
• ruolo / mansione;
• livello di inquadramento contrattuale;
• RAL;
• superminimo;
• benefit;
• data di nascita;
• data di prima assunzione, a prescindere dalla natura giuridica del rapporto;
• età anagrafica (anni);
• anzianità in azienda;
• distanza casa – sede di lavoro;
• limitazioni;
• numero di eventi di infortunio sul lavoro nell’anno precedente;
• numero di eventi di infortunio sul lavoro nell’anno corrente;
• numero di eventi di malattia nell’anno precedente;
• numero di eventi di malattia nell’anno corrente;
• numero di giorni di assenza nell’anno precedente;
• numero di giorni di assenza nell’anno corrente;

Siccome ogni situazione è a sé, questa mappa va integrata con gli elementi che l’azienda sceglie di monitorare per le proprie valutazioni di merito.

Inserisco sia le assenze che il numero di eventi di malattia e infortuni per facilitare le riflessioni riguardo la produttività. Per essere produttivi occorre che i dipendenti siano almeno presenti al lavoro.

Collegamenti del ciclo di vita dei dipendenti con altri strumenti

La mappatura del ciclo di vita dei dipendenti sta alle fondamenta della fortezza delle relazioni con i dipendenti che, in pratica, si sostanzia:

• nel budget delle risorse umane;
• nella mappatura delle competenze;
• nei piani di carriera;
• nei processi del dipartimento risorse umane;

e, più in generale, nelle scelte lungimiranti che l’azienda compie al fine di perseguire la propria prosperità.

Conclusioni

“E vissero felici per sempre” è la base di molti problemi d’organico poiché le imprese tendono a dare per scontato il rapporto con i propri dipendenti.

Questa frase, tipica del mondo delle fiabe, si infrange con la dura realtà in cui le imprese non si dotano di una semplice mappatura del ciclo di vita dei dipendenti.

Strumento essenziale per ogni scelta strategica che riguarda il personale, a cominciare dal budget delle risorse umane e dal prevenire le prossime uscite.

Inizia ora ad occuparti del ciclo di vita dei dipendenti.