Chi erode i margini aziendali è insospettabile

Si stanno impegnando tutti.
Questa è la scena che trae in inganno molti imprenditori e direttori d’azienda.

In produzione esiste un paradosso.
Le attività procedono. Le Persone appaiono indaffarate. Il cliente è soddisfatto della consegna.

Allo stesso tempo, il margine scende.
Com’è possibile?

Introduzione

Raramente i margini muoiono a seguito di un grande errore.

Nella stragrande maggioranza dei casi i margini muoiono con micro-attività improduttive che, prese singolarmente, passano inosservate.

Attività che a fine mese, fine trimestre, fine semestre, fine anno non si presentano con il loro nome di battesimo. Si presentano con un’etichetta, una parola breve, un codice: IDLE.

IDLE è il cestino comodo dei tanti “non è colpa mia”.

È il terrore di quelli che gestiscono con un minimo di accuratezza il conto economico delle commesse. Quando lo trovano – e chi lo vuole trovare lo trova – sa di essere innanzi ad un bivio: può trattarlo come “rumore di fondo” sperando che sparisca (no, non sparirà) oppure come un segnale di incendio e capire in fretta da dove arriva.

Chi percorre la prima direzione, sceglie di pagare una tassa occulta. La tassa occulta degli alibi. Gli altri, scelgono di usare IDLE come una mappa.

Facciamo due conti insieme

Azienda manifatturiera, 50 addetti, costo medio orario del personale = 28 euro.

50 persone × 30 minuti IDLE al giorno x 22 giorni al mese x 11 mesi = € 169 mila all’anno di perdita secca.

Con questi dati, IDLE corrisponde nella pratica ad un esubero potenziale pari a 3 Persone.

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Senza che compaia una voce specifica nel conto economico.

Senza che nessuno se ne accorga.

Senza che nessuno ne risponda.

La domanda che sorge spontanea è “come si riempie questo contenitore?”

Si riempie nelle attese, con gli scarichi di responsabilità, tutte quelle volte che qualcuno sceglie di fare una deroga, una modifica “piccola”, un’eccezione, con le approvazioni che arrivano lente, con i colli di bottiglia, con i vincoli.

Il problema non è vedere quel numero.

Il problema è doverlo spiegare senza conoscerne le cause.

Perché il conto economico non chiede emozioni. Chiede una cosa precisa:

causa → effetto → azioni correttive

Quando mancano le cause, il rischio è di costruire una narrazione che, anche se sta in piedi nella logica, fallisce nella sostanza. Verosimile è differente da vero.

Così facendo, IDLE diventa rapidamente il bidone in cui finisce tutto quello che non si riesce a spiegare.

Ci tengo a sottolineare il termine “spiegare”. Prima o poi, tutti vengono chiamati a dare una spiegazione. Il manager verso la direzione generale. La direzione generale verso la proprietà. L’imprenditore verso la banca che fa una radiografia profonda al suo conto economico prima di concedere un altro finanziamento.

Senza un protocollo, IDLE conduce le Persone a raccontare storie.
Anche a se stesse.

Una nota personale

Conosco molto bene i manager che si trovano nella difficile posizione di dover spiegare IDLE.

Nel 1998, all’inizio della mia carriera, ero uno di loro.

Ricordo ancora la stretta allo stomaco mentre cercavo una spiegazione verosimile da presentare al (mio) dirigente.

IDLE si presentava allora, come ora, allo stesso modo. Una riga che spicca tra le altre nonostante non sia riconducibile a nessun progetto, a nessun cliente, a nessuna commessa.

Forse nella tua azienda lo chiami con un nome diverso, ma la sostanza è la stessa.

IDLE è come un buco nero per tutte quelle attività che assorbono tempo e denaro, senza che generino fatturato, senza che producano valore, che l’azienda paga comunque negli stipendi delle Persone.

IDLE in due parole: un costo secco.

Per la sua stessa natura di contenitore, IDLE non ha una storia propria. È la somma di tante storie differenti.

Quando occorre chiudere il mese, il trimestre, il semestre, l’anno, è tardi per spiegare ciò che non è spiegabile.

Il punto che nessuno dice: IDLE non è solo un codice, è cultura tossica

Chi vede crescere IDLE subisce la tentazione di cercare una spiegazione rapida. Meglio se presentabile.

Poi, arriva una comprensione ancora più scomoda. Ci ho messo un po’ a capirla.

IDLE non è il problema.

IDLE è il contenitore dove finiscono i problemi, gli alibi.

Non gli alibi “morali”, ma quelli operativi che si presentano con una faccia credibile.
Ecco alcuni esempi:

• “Aspetto il disegno aggiornato.”
• “Non posso partire finché non arriva il materiale.”
• “Nessuno ha deciso le priorità.”
• “Serve ancora una firma.”
• “Manca la conferma del cliente.”
• “Il sistema non è allineato.”

Prese singolarmente, ognuna di queste frasi può essere vera.

Ma il punto non è questo. Il punto è che se se queste frasi sono vere spesso, non sono eventi. Sono sistema.

Se ti stai chiedendo a quanto ammonta l’IDLE della tua azienda, scarica adesso il Diagnostico Zero Alibi e misura quanti soldi stai già pagando senza saperlo.

Il bivio: fermarsi al numero o gestire il sistema

Davanti a IDLE si possono fare solo 2 cose: fermarsi al numero, oppure gestire il sistema. È un bivio.

Fermarsi al numero corrisponde ad attività puntuali quali, ad esempio:

• ridurre le ore,
• comprimere i costi,
• rivedere il modo con cui vengono imputate le ore per le singole attività,

In altre parole, una stretta sul controllo.

Se sei arrivato fino a qui, è chiaro che vuoi gestire il sistema. Il primo passo è dare una dimensione al costo degli alibi nella tua azienda.
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Come va a finire di solito dopo la stretta sui controlli?

Il primo mese IDLE cala. Il secondo mese il problema si ripresenta.

Perché fermarsi al numero corrisponde ad agire sui sintomi, invece che sulle cause.

Le cause vanno cercate nel sistema. Ciò corrisponde a:

• far emergere le cause,
• assegnare un responsabile di risultato per ogni attività,
• decidere prima quali sono i criteri di decisione,
• eliminare i passaggi inutili.

Risultato: IDLE scende gradualmente perché si sta costruendo un ecosistema più forte, anti-alibi.

Questa seconda strada è più scomoda. Tocca scelte in cui alcuni potrebbero identificarsi. Il rischio è che la prendano sul personale.

Richiede pazienza, responsabilità, rispetto e tanto merito.

Se ti riconosci in questa seconda strada, metti in pratica la micro-soluzione che segue.

Micro-soluzione: 7 giorni per trasformare IDLE da bidone degli alibi a diagnosi

Non ti serve un’attività di sei mesi.

Ti serve un passo concreto in 7 giorni.

Giorno 1 — Spacca IDLE in massimo tre categorie

Prendi le ore IDLE dell’ultimo periodo.

Dividile in tre etichette semplici:

• Attese: mancano input, decisioni, materiali.
• Rilavorazioni: errori, scarsa qualità, passaggi plurimi ingiustificati.
• Disponibilità: mancano attività, pianificazione.

Se non riesci a farlo, significa che IDLE è già troppo “comodo”. Insisti.

Giorno 2 — Metti una regola: nessuna ora di attività senza destinazione

Non serve perfezione.

Serve coerenza.

Ogni ora di attività va agganciata a una destinazione chiara che si ricorda facilmente.

Giorno 3 — Trova il punto specifico che genera il 50%

Otto volte su dieci, una categoria domina sulle altre due.

Otto volte su dieci, un punto domina dentro la categoria.

Di solito è qualcosa che si ripete spesso, sempre uguale.

Ad esempio: un impianto, il comportamento di una Persona chiave, una decisione.

Scegline una, dagli un nome e misurala per i prossimi sette giorni. Nella maggior parte dei casi lì dentro c’è quel punto specifico che genera il 50%.

Giorno 4 — Assegna un responsabile al collo di bottiglia

Assegna un responsabile a un collo di bottiglia significa una cosa precisa: scegli qualcuno che possa decidere.

Non una Persona che possa “eseguire”, ma decidere.

Giorno 5 — Riduci un passaggio

Cerca un doppio controllo superfluo.

Un giro di mail.

Un’approvazione ridondante.

Un conflitto d’interesse (controllore e controllato che coincidono nella stessa Persona).

Taglia un passaggio.

Misura che cosa succede.

Giorno 6 — Imposta uno standard minimo X – Y – Z

Un esempio di standard minimo è: “quando succede X, facciamo Y entro Z”.

Se manca questo, IDLE è solo un’attesa travestita.

Giorno 7 — Domanda brutale

Guarda di nuovo il conto economico e fai a te stesso questa domanda brutale: “IDLE è ancora un codice o è diventata una diagnosi?”

Se è ancora un codice, stai continuando a pagare alibi.

Se è diventata diagnosi, stai creando le condizioni per aumentare i margini.

Gli alibi non hanno una voce specifica nel conto economico.

Se fosse così sarebbe troppo facile. Invece, sono in ogni voce.

Hai capito che il costo degli alibi può raggiungere numeri importanti e, forse, ti stai chiedendo quali siano le dimensioni dello spreco nella tua azienda.

Per saperlo, scarica il Diagnostico Zero Alibi: lo stesso che uso con i clienti, 10 pagine, pochi semplici numeri, evidenze concrete.

Anche questo è un bivio.

Qualcuno sceglierà di ignorare il costo degli alibi e passare oltre.

Altri invece vorranno conoscere il loro costo degli alibi per risolvere.