Codice Etico aziendale

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Cos’è il Codice Etico aziendale

Il Codice Etico aziendale è un documento strategico che l’impresa adotta al fine di descrivere, per sé e per gli altri, i valori e i principi morali che guidano il proprio comportamento e quello dei suoi collaboratori.

A cosa serve il Codice Etico aziendale

Pensa al Codice Etico aziendale come uno scudo che protegge l’azienda dal rischio di sanzioni, dal rischio non trovare dipendenti, dal rischio di non avere una direzione chiara, dal rischio di non riuscire a comunicare con chiarezza cosa la rende unica.

Obiezione: “ma io non sono una grande azienda”

Facciamo un’ipotesi pericolosa.
Immagina per un istante comparire, sul sito web dei tuoi concorrenti, comparire il loro Codice Etico. Lo usano nella comunicazione per:

• distinguersi da tutti gli altri, compresa la tua azienda;
• aumentare la loro reputazione;
• intrattenere rapporti alla pari con aziende molto più grandi;
• presentarsi come una realtà molto più solida;
• aumentare le vendite perché è uno dei primi documenti che chiedono i grandi clienti.

E tu sei senza Codice Etico aziendale.

Problemi e rischi delle aziende senza Codice Etico

I problemi delle imprese prive di Codice Etico sono principalmente riconducibili a due aspetti entrambi vitali:

1. confusione nel prendere decisioni, o nel non prenderle, da parte della proprietà e del management;
2. comportamenti delle Persone che fanno cose diverse da ciò che ci si aspetta da loro;
3. nessuna maggiore leva far sapere al mondo cosa rende unica la tua azienda.

Tornando ai comportamenti, qualcosa del tipo…
Oggi si fa così. Domani si farà cosà. Dopo domani chissà.

Decisioni confuse, poco chiare, altalenanti al punto da sembrare sia una cosa che l’esatto contrario, fanno sì che le Persone, nel tempo, perdano preziosi punti di riferimento, ignorino cosa l’azienda e i colleghi si aspettano da loro.

In pratica, non sanno come comportarsi. Di conseguenza, ciascuno si comporta a modo proprio e – così facendo – la direzione, l’efficienza e nei casi peggiori l’efficacia stessa dell’azienda possono risultarne compromesse.

I benefici delle imprese che hanno un Codice Etico

Spesso accade che le aziende dispongano di un company profile redatto per presentare l’azienda stessa verso l’esterno a scopo marketing e di supporto alle attività commerciali.

Nel company profile vengono elencati i valori e i principi che l’azienda vuole trasmettere verso l’esterno.

Al contrario, il Codice Etico aziendale è un documento che:

1. si rivolge sia all’esterno dell’impresa che all’interno e risponde al quesito “noi siamo fatti così”;
2. poggia le proprie fondamenta, richiama ed estende la Carta dei Valori aziendali;
3. restituisce all’azienda e ai suoi collaboratori consapevolezza di sé e di ciò che la caratterizza, rendendola unica rispetto ai concorrenti;
4. favorisce la costruzione di un cultura aziendale solida nella quale le Persone si riconoscono e la fanno propria;
5. fornisce chiarezza e guida;
6. consente di ottenere collaboratori più responsabili;
7. migliora la reputazione dell’azienda;
8. attrae e fidelizza clienti e collaboratori che si rispecchiano nei medesimi valori;
9. protegge l’azienda stessa da comportamenti illeciti dei propri collaboratori, quando il Codice Etico aziendale è redatto nel rispetto del D.lgs. n. 231/2001 (che introduce la responsabilità amministrativa degli enti derivante da reato);
10. riduce il rischio di sanzioni;
11. genera maggiore valore a medio e lungo termine;
12. contribuisce a ridurre la burocrazia interna e agevolare la semplificazione dei processi rendendoli più efficienti.

In sintesi, il Codice Etico aziendale comporta una serie di vantaggi che vanno oltre la semplice adesione a norme etiche perché contribuisce a costruire una cultura aziendale positiva, a migliorare la reputazione e a sostenere la crescita sostenibile dell’impresa.

Pilastri di ogni Codice Etico aziendale

Trasparenza del Codice Etico

La trasparenza è uno dei pilastri fondamentali del Codice Etico aziendale. La trasparenza implica la chiara comunicazione delle decisioni, delle pratiche e delle politiche dell’azienda sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Ecco come la trasparenza si collega strettamente al Codice Etico aziendale:

Definizione e Importanza della Trasparenza

La trasparenza aziendale significa operare in modo aperto e comunicare chiaramente con tutti i portatori di interesse (stakeholders), inclusi dipendenti, clienti, fornitori, azionisti e la comunità. Questa apertura non solo costruisce fiducia ma aiuta anche a prevenire malintesi e a promuovere una cultura aziendale basata sull’integrità e sull’onestà.

Trasparenza Interna

1. Comunicazione Aperta
   La trasparenza interna richiede che le decisioni aziendali, le politiche e le aspettative siano chiaramente comunicate ai dipendenti. Ciò significa fornire accesso a informazioni rilevanti e assicurarsi che tutti i collaboratori comprendano le regole e le pratiche aziendali.
2. Libertà di espressione
   Promuovere un ambiente in cui i dipendenti si sentano liberi di esprimere le loro opinioni, sollevare preoccupazioni e fornire feedback senza timore di ripercussioni. Questo può essere facilitato attraverso riunioni regolari, sondaggi interni e una politica di porte aperte.
3. Decisioni Etiche
   La trasparenza implica che le decisioni aziendali siano prese in modo etico e che i criteri di tali decisioni siano chiari a tutti i membri dell’organizzazione. Questo rafforza la fiducia e il rispetto nei confronti della leadership aziendale.

Trasparenza Esterna

1. Rapporti con i Clienti
   La trasparenza con i clienti implica la comunicazione aperta riguardo ai prodotti, ai servizi, alle politiche di pricing e alle pratiche commerciali. I clienti devono poter fidarsi che l’azienda operi in modo onesto e integro.
2. Relazioni con i Fornitori
   La trasparenza nei rapporti con i fornitori significa chiarire le aspettative, mantenere una comunicazione aperta sulle condizioni di lavoro, sui termini di pagamento e su qualsiasi altro aspetto rilevante della partnership commerciale.
3. Comunità e Azionisti
   Le aziende devono comunicare chiaramente le loro pratiche e politiche agli azionisti e alla comunità in generale. Questo può includere la pubblicazione di rapporti annuali, dichiarazioni di impatto sociale e ambientale e altre forme di comunicazione pubblica.

Benefici della Trasparenza

1. Costruzione della Fiducia
   La trasparenza contribuisce a costruire e mantenere la fiducia tra l’azienda e i suoi stakeholder, riducendo il rischio di malintesi e conflitti.
2. Miglioramento della Reputazione
   Un’azienda trasparente è vista come più affidabile e responsabile, migliorando la sua reputazione sul mercato e tra i clienti.
3. Prevenzione delle Frodi
   La trasparenza può aiutare a prevenire comportamenti illeciti e frodi, poiché le operazioni sono aperte al controllo e alla verifica.

Implementazione della Trasparenza nel Codice Etico

1. Definire Chiaramente le Politiche
   Il Codice Etico deve includere politiche chiare che promuovano la trasparenza, specificando le aspettative riguardo alla comunicazione e alla condivisione delle informazioni.
2. Formazione e Sensibilizzazione
   Fornire formazione ai dipendenti su come operare in modo trasparente e sui benefici di tale approccio.
3. Monitoraggio e Revisione
   Implementare meccanismi per monitorare la trasparenza e rivedere regolarmente le pratiche aziendali per assicurarsi che rimangano allineate con i principi etici e trasparenti.

La trasparenza, quindi, non è solo un concetto astratto ma una pratica concreta che può rafforzare la cultura aziendale, migliorare la gestione delle risorse umane e contribuire al successo a lungo termine dell’azienda.

Integrità del Codice Etico

L’integrità è il pilastro che richiede alle aziende e ai loro dipendenti di agire in modo onesto e con alti standard morali in tutte le situazioni. Significa mantenere coerenza tra le parole e le azioni, e fare ciò che è giusto anche quando nessuno sta guardando.

Responsabilità del Codice Etico

Questo pilastro sottolinea l’importanza di essere responsabili delle proprie azioni e decisioni. Le aziende e i loro dipendenti devono accettare le conseguenze delle proprie azioni, siano esse positive o negative, e impegnarsi a migliorare continuamente.

Rispetto del Codice Etico

Il rispetto riguarda il riconoscimento e la valorizzazione della dignità di ogni individuo. Include trattare tutti con equità, considerazione e cortesia, e promuovere un ambiente di lavoro inclusivo e privo di discriminazioni e molestie.

Legalità nel Codice Etico

Il pilastro della legalità richiede che le aziende operino in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili. Significa anche promuovere una cultura di rispetto per la normativa e adottare pratiche che prevengano il coinvolgimento in attività illegali.

Lealtà nel Codice Etico

La lealtà implica fedeltà e impegno verso l’azienda, i colleghi e gli stakeholder. Significa agire sempre nell’interesse dell’azienda, evitando conflitti di interesse e mantenendo la fiducia che è stata riposta in noi.

Onestà nel Codice Etico

L’onestà è la base di tutte le interazioni aziendali. Richiede di essere sinceri nelle comunicazioni e nelle azioni, di non ingannare o fuorviare, e di mantenere promesse e impegni.

Equità del Codice Etico

Questo pilastro implica trattare tutte le persone in modo giusto ed equo, senza favoritismi o pregiudizi. Significa anche adottare politiche e pratiche che promuovano l’uguaglianza di opportunità e la diversità.

Tutela della Persona nel Codice Etico

La tutela della persona si riferisce all’impegno dell’azienda nel garantire la salute, la sicurezza e il benessere dei propri dipendenti. Include anche la protezione della privacy e il rispetto dei diritti umani.

Sostenibilità nel Codice Etico

La sostenibilità riguarda l’impegno dell’azienda nel perseguire pratiche che proteggano l’ambiente e promuovano lo sviluppo sostenibile. Significa prendere decisioni che considerino gli impatti a lungo termine sull’ambiente e sulla società.

Qualità nel Codice Etico

Il pilastro della qualità implica l’impegno a fornire prodotti e servizi di alta qualità che soddisfino o superino le aspettative dei clienti. Significa anche promuovere l’eccellenza e l’innovazione continua.

Conformità alle Norme nel Codice Etico

Questo pilastro richiede che le aziende aderiscano a tutte le norme, regolamenti e standard di settore. Include anche l’adozione di buone pratiche e il mantenimento di certificazioni rilevanti.

Impegno Sociale nel Codice Etico

L’impegno sociale riguarda la responsabilità dell’azienda di contribuire positivamente alla comunità. Significa partecipare ad attività filantropiche, supportare iniziative locali e promuovere il benessere sociale.

Riservatezza

La riservatezza implica proteggere le informazioni sensibili e confidenziali dell’azienda e dei suoi stakeholder. Include anche il rispetto della privacy dei dipendenti e dei clienti.

Diligenza

La diligenza richiede di svolgere i propri compiti con cura, attenzione e competenza. Significa anche essere proattivi nel prevenire problemi e nel cercare soluzioni efficaci.

Il Codice Etico aziendale è obbligatorio?

L’azienda si dota di un Codice Etico per propria volontà. Non è un documento obbligatorio, ma averlo aiuta parecchio a risolvere una serie di fastidi.

Come redigere il Codice Etico aziendale

I progetti per redigere il Codice Etico aziendale seguono un percorso collaudato e affinato dall’esperienza diretta nelle PMI.

Anche se ogni progetto è personalizzato, questo è il percorso che consiglio.

Incontro la Proprietà e la Direzione aziendale per definire cosa vogliono ottenere dal Codice Etico e chi sono i portatori di interesse coinvolti (solitamente le figure apicali).

Estraiamo i valori attuali nei quali l’azienda e le Persone si riconoscono, ne verifichiamo l’aderenza e la coerenza con la Carta dei Valori (se manca è necessario iniziare da qui).

Condivido una prima bozza di Codice Etico aziendale con la Proprietà e la Direzione e coinvolgo i portatori di interesse affinché possano fornire il loro contributo a questo documento e lo sentano come proprio.

Presento il Codice Etico alla Proprietà e alla Direzione e validazione del testo.

Il Codice Etico aziendale è un documento di tutti e proprio per questo motivo affianco la Proprietà e la Direzione nella presentazione ai collaboratori.

Perché non puoi redigere da solo il Codice Etico

Quando chiedo agli imprenditori ”quali sono i tuoi valori?”
la risposta che ottengo è “beh, i miei valori”.

E questo accade perché le Persone, imprenditori compresi,

• non sono abituate a ragionare dei propri valori;
• non dispongono degli strumenti per estrarre i propri valori personali, i valori della propria azienda,
• non sanno mettere i propri valori in ordine gerarchico (non tutti i valori hanno la medesima importanza, anzi).

Ne consegue che per produrre il Codice Etico aziendale occorrono:

• competenze in più ambiti,
• esperienze in più aziende;
• esperienze in più settori;
• conoscere e saper applicare la neurolinguistica;
• esperienze con i modelli organizzativi;
• esperienze con la gestione dei processi aziendali e delle Persone;
• esperienze di coaching;
• conoscenza del diritto;

solo per citare le principali.

Non puoi fare da solo perché ti occorre un professionista esperto, con competenze trasversali che, nel perseguire l’interesse dell’imprenditore e dell’azienda, si mette in terza posizione e sia capace di fare tutto questo, proprio come lo faresti tu.

Codice Etico aziendale facsimile esempio

Il Codice Etico aziendale è un documento strategico i cui contenuti dipendono dalla visione dell’imprenditore, dalla natura dell’impresa, dai mercati in cui opera e dalle leggi che ne regolano il funzionamento.

I principali argomenti sono:

1. visione aziendale;
2. missione aziendale;
3. etica e legalità;
4. contenuti;
5. cultura di riferimento;
6. diritti, doveri e responsabilità dell’azienda verso i soggetti con cui entra in relazione nel perseguimento del proprio oggetto sociale;
7. valori di riferimento;
8. trasparenza;
9. integrità, onestà, correttezza e lealtà;
10. equità, obiettività e tutela della persona;
11. standard di riferimento;
12. processi decisionali;
13. responsabilità;
14. qualità dei prodotti e dei servizi;
15. salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;
16. formazione;
17. rapporti con il personale;
18. rapporti con le Organizzazioni Sindacali;
19. rapporti con i clienti e i fornitori;
20. rapporti con la Pubblica Amministrazione;
21. rapporti con i mass media;
22. rapporti con la concorrenza;
23. gestione dei documenti e del sistema informativo;
24. tutela dei marchi, dei brevetti e del diritto d’autore;
25. libri contabili e registri societari;
26. gestione del rischio (ivi compreso il rischio fiscale);
27. sponsorizzazioni, liberalità, omaggi;
28. organismo di vigilanza;
29. violazioni e sanzioni;
30. whistleblowing (segnalazioni anonime di illeciti).

Codice Etico aziendale in sintesi

Immagina il Codice Etico aziendale come un ponte che collega la Carta dei Valori (se manca è necessario partire da qui) e i principi morali al Regolamento aziendale, ovvero a come vuoi che si comportino i tuoi collaboratori. Un ponte verso collaboratori, clienti, fornitori, comunità locale e istituzioni.

Immagina il Codice Etico aziendale come un albero secolare, capace di resistere alle avversità, che dona forza alle Persone, senso d’insieme e appartenenza di valori.

Immagina il Codice Etico aziendale come un faro che orienta le scelte e le decisioni attraverso le acque tempestose dei mercati e della concorrenza.

Ora che hai compreso i benefici che il Codice Etico può produrre anche per la tua azienda, contattami per un confronto.

Scrivo di gestione delle Risorse Umane e di Processi aziendali
perché dal 1993 mi occupo professionalmente di questi temi,
prima come imprenditore e dal 2019 nel ruolo di HR Business Partner e consulente direzionale in area Risorse Umane.

Paolo Balestra