Guida al processo HR di onboarding per trovare e inserire nuovo personale in azienda

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I tempi sono cambiati e le aziende devono adeguarsi ad essi, aggiornando i propri processi tra i quali anche il processo HR di onboarding per trovare e inserire nuovo personale.

È fuori da ogni dubbio che il mondo del lavoro sia profondamente cambiato a partire dall’inizio del 2000 e con una maggiore accelerazione dal 2020 in poi. Queste trasformazioni hanno spinto le Persone a riconsiderare non solo il “dove” ma anche il “quanto” e il “come” del lavoro.

In questo contesto, un efficace processo aziendale di onboarding è diventato più cruciale che mai, rappresentando un elemento chiave per trovare, inserire e integrare nuovo personale.

Gli standard del passato non sono più validi perché superati da nuovi standard contemporanei.

Tenendo ben presente che ogni impresa ha le proprie peculiarità che meritano di essere trattate caso per caso, il quadro generale e le considerazioni che seguono sono il frutto della mia esperienza diretta in azienda.

Conferenza del 22 maggio 2024 sul Processo aziendale di onboarding

Com’è cambiato il mondo del lavoro a partire dagli anni 2000

Le trasformazioni nel mondo del lavoro sono evidenziate da numerosi studi sociologici che restituiscono un’analisi delle recenti dinamiche lavorative.

Rispetto alle generazioni precedenti, dal 2000 – e in modo particolare dal 2022 – le Persone attribuiscono più valore all’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.

Crescono le richieste di flessibilità orarie e cresce il desiderio di lavorare a distanza con modelli organizzativi flessibili che rispondono a obiettivi chiari da raggiungere.

Queste tendenze si stanno consolidando come nuovi standard di lavoro che in molte realtà aziendali stanno soppiantando i vecchi standard basati sulla dedizione totale verso l’azienda.

Non è più così.

E quindi, a proposito del dove, del quanto e del come, possiamo affermare che per molte professioni

Dove lavorare

È sempre meno in azienda e sempre più in remoto, privilegiando le formule ibride che prevedono la presenza in ufficio solo per alcuni giorni alla settimana.

In molte aziende il solo pensiero che alcuni lavorino a distanza è un vero e proprio tabù che evidenzia una cultura aziendale e un modello organizzativo che necessitano di manutenzione.

Quanto lavorare

Le classiche 40 ore settimanali, alla base di molti CCNL (contratti collettivi nazionali di lavoro), sono in corso di superamento in diverse sperimentazioni sia a livello europeo che italiano. A partire da questa considerazione, è evidente che il rapporto tra le Persone e la quantità di lavoro è differente.

In passato ho incontrato aziende dove i dipendenti lottavano fra loro pur di ottenere un’ora di straordinario che veniva percepita come una sorta di premio, o di possibilità di incrementare la retribuzione. Oggi, il paradigma è opposto: i dipendenti sono restii ad acconsentire al lavoro straordinario nonostante i numerosi, quanto generosi, incentivi.

Come lavorare

Se in passato le Persone erano “dedite” all’azienda e alle sue prerogative, oggi tendono a marcare una maggiore distanza, cercano ambienti non conflittuali, dove possono lavorare serenamente in un contesto organizzato che li valorizzi sia sul piano professionale che personale.

Questo è ciò che osservo nelle imprese che supporto come consulente o manager in ambito Risorse Umane e processi aziendali.

Cos’è il processo aziendale di onboarding

In ambito Risorse Umane si è soliti descrivere il processo di onboarding come la parte finale del reclutamento, ovvero come il processo successivo all’assunzione che comporta l’inserimento di nuovo personale in azienda.

Io la penso diversamente perché ritengo che questa visione porti a considerare in modo verticale gli aspetti principali dell’inserimento e dell’integrazione di nuovo personale in azienda quando, al contrario, le imprese sono sistemi di sistemi interconnessi tra loro.

Consideriamo un primo aspetto che discende dal cambiamento oramai strutturale del mondo del lavoro: in passato erano le aziende a selezionare il personale, oggi si sta andando verso un’inversione secondo la quale sono i candidati a scegliere l’azienda nella quale lavorare.

Il paradigma attuale è differente. Occorre adeguarsi ad esso e fare in modo che l’azienda sia attrattiva e venga scelta.

Ecco quindi che cos’è il processo di onboarding secondo il Metodo Intelligenza Aziendale.

Il processo aziendale di onboarding persegue lo scopo di trovare, inserire e integrare nuovo personale in azienda, selezionandolo in base ai valori e alla cultura aziendale, collocandolo nella giusta posizione organizzativa e monitorando nel tempo la relazione impresa con il dipendente.

Paolo Balestra

Nota: per scoprire la definizione di processo aziendale in senso più ampio, leggi questo articolo.

Gli errori classici del processo aziendale di onboarding

1. Considerare il processo di onboarding alla stregua di ciò che accadeva in passato, ovvero circoscriverlo alla sola accoglienza del neoassunto in azienda.
   
2. Basare la ricerca e la selezione del personale solo su aspetti tecnici quali competenze, patentini, titoli e così via.
   
3. Affidare la ricerca a società di selezione senza fornire loro le informazioni necessarie quali, a titolo di esempio: i valori del candidato, le attitudini, il possibile percorso di carriera, e così via.
   
4. Promuovere una narrazione negativa secondo la quale le Persone non hanno più voglia di lavorare, si stava meglio quando si stava peggio, non si trova personale, e così via… piuttosto che una narrazione che faccia emergere l’unicità dell’azienda, la propria cultura, il suo credo, i valori che esprime nella quotidianità con azioni concrete.
   
5. Considerare concluso il processo di onboarding con l’inserimento in azienda del neoassunto.
   
6. Nessun affiancamento al neoassunto.
   
7. Nessun feedback oggettivo sul lavoro svolto.

Le principali fasi del processo aziendale di onboarding

Per descrivere le fasi del processo aziendale di onboarding parto dalla fine, ovvero dall’obiettivo, e giungo a ritroso fino alle prime attività da svolgere.

Il risultato che l’azienda vuole ottenere è l’inserimento di nuovo personale in azienda.

Per raggiungere questo risultato occorre considerare che ci sono aspetti che l’azienda può controllare e altri invece no.

Tra gli aspetti che sfuggono al controllo dell’azienda ci sono i cambiamenti della società, del mondo del lavoro e i mutamenti negli stili di vita delle persone.

Per questo motivo occorre che l’azienda metta la sua attenzione su ciò che è sotto il suo controllo.

Per inserire nuovo personale in azienda occorre selezionarlo.

Per selezionare nuovo personale occorre che l’azienda abbia chiara:

• la descrizione del ruolo;
• la responsabilità;
• le competenze richieste;
• l’esperienza minima richiesta;
• i titoli (o la formazione equivalente laddove possibile);
• la propria cultura aziendale e i valori ai quali fa riferimento;
• la propria etica del lavoro.

A titolo di esempio, nel contesto della metalmeccanica, l’azienda potrebbe aver necessità di un operaio che sappia guidare il muletto e che abbia esperienza con la saldatura robotizzata.

• “Patentino del muletto” è un titolo: o si è abilitati alla guida oppure no.
  Si da per scontato che chi è abilitato alla guida lo sappia anche condurre.
• “Saldatura robotizzata” è una competenza.
  Qualcosa che il candidato deve saper fare. Anche se con altri materiali, altri robot.

Avere chiari questi requisiti è condizione necessaria, ma di per sé insufficiente.

Una domanda che faccio spesso agli imprenditori è:
“a parità di competenze, assumeresti uno che mette zizzagna tra i tuoi dipendenti?”
Nessun imprenditore ha mai risposto “si”.

Ecco perché tra i requisiti di un processo completo di onboarding occorre che l’azienda abbia chiara la propria cultura, fatta di principi solidi, di valori (meglio se descritti nella Carta dei Valori aziendali), di un propria etica del lavoro (meglio se descritta nel Codice Etico aziendale).

Ogni impresa affronta l’onboarding partendo dal suo punto di vista.
Ma i tempi sono cambiati e occorre rovesciare questo paradigma, pertanto iniziamo dal punto di vista del candidato per poi proseguire con il punto di vista dell’azienda.

Le fasi del processo di onboarding dal punto di vista del candidato

Fase 1 del processo di onboarding: tu azienda chi sei?

Candidato: Tu azienda, chi sei?
Azienda: Carta dei Valori, Codice Etico, cultura aziendale.

Fase 2 del processo di onboarding: Perché dovrei lavorare per te?

Candidato: Perché dovrei lavorare per te?
Azienda: No leader del settore, ma cosa rende effettivamente unica l’azienda rispetto alla concorrenza.

Fase 3 del processo di onboarding: Quale sarà il mio ruolo?

Azienda:

• Ruolo chiaro.
• Responsabilità chiare.
• Competenze richieste.
• Titoli richiesti.
• Ruolo + esperienza + responsabilità → livello di inquadramento contrattuale → retribuzione

Fase 4 del processo di onboarding: Finalmente un annuncio completo

Candidato: Finalmente un annuncio completo
Azienda: Stesura di un annuncio completo anche di ciò che solitamente non si legge negli annunci più tradizionali.
Prima scrematura dei CV.

Fase 5 del processo di onboarding: Quale reputazione?

Candidato: Quale reputazione?
I candidati scelgono l’azienda in base alla reputazione. Lo stesso fanno i clienti e i fornitori strategici.
Azienda: comunica chiaramente con ogni strumenti le tue unicità, i tuoi valori e cosa ti distingue. Lo scopo è attrarre.
A colloquio l’azienda verifica competenze, esperienze, attitudini, affinità verso la propria cultura (valori, principi, etica del lavoro).

Nota per l’azienda: Non assumere in base alle necessità di oggi, ma in base alle prospettive future dal candidato.

Fase 6 del processo di onboarding: Dopo l’ingresso in azienda

Entrato in azienda il candidato potrebbe chiedersi “ma dove sono finito?”
L’azienda potrebbe chiedersi “ma chi mi sono messo in casa?”

Se così fosse, qualche passaggio dei precedenti è stato saltato o sottovalutato.

Le principali fasi del processo di onboarding dal punto di vista dell’azienda

1. Annuncio
2. Selezione
3. Colloquio svolto da HR aziendale
4. Assunzione e inserimento
5. Affiancamento con senior
6. Feedback

Al momento dell’ingresso in azienda suggerisco di fornire al neoassunto un kit di benvenuto, composto da:

• Contratto individuale (obbligatorio per legge) + benefit
• Contratto aziendale (non obbligatorio, ma fortemente raccomandato laddove presente)
• CCNL (non obbligatorio)
• Facsimile di cedolino con la descrizione di tutte le voci che compongono la retribuzione (non obbligatorio)
• Carta dei Valori (non obbligatorio)
• Codice Etico (non obbligatorio)
• Brochure aziendale (non obbligatorio)
• Organigramma (non obbligatorio)
• Manager referente diretto (necessario)

Inoltre, raccomando fortemente che il neo assunto venga inserito in un programma di affiancamento con una figura professionale senior e che riceva feedback periodici sul proprio operato.

In ultimo, occorre prestare attenzione alle piccole cose perché è (soprattutto) su queste che l’azienda verrà valutata.
Ad esempio, nelle aziende in cui i colleghi pranzano insieme, occorre ricordare loro che il neoassunto va invitato a pranzo, più e più volte se mostrasse qualche resistenza.

Quanto dura il processo aziendale di onboarding

Ciò che accade solitamente nella aziende è che si dà per concluso il processo di onboarding con l’assunzione del candidato. Niente affatto.

Con l’assunzione del candidato l’azienda assolve al primo scopo dell’onboarding: inserire il candidato in organico.

Manca ancora il secondo scopo: integrare il neoassunto con il personale esistente. Per questo motivo Il processo di onboarding continua dopo l’inserimento in azienda, per tutta la durata del cosiddetto “periodo di prova” e prosegue per almeno sei mesi.

Perché è importante il processo aziendale di onboarding

Circa il 34% dei nuovi assunti abbandona l’azienda entro il primo mese.

Perché?

Le aziende pensano di essere uniche. Forse lo sono. Ma la realtà è che gli occhi che contano non sono quelli dell’azienda, ma quelli del candidato, oramai neoassunto, che potrebbe percepire l’impresa simile (o peggio uguale) ad altre imprese.

Tolte le ragioni personali che non dipendono dall’azienda e fanno parte del rischio d’impresa, le aziende che vedono sfuggirsi un neo assunto hanno delle falle nel processo di onboarding.

In questa circostanza, oltre al neo assunto che va altrove, l’azienda perde risorse preziose quali:

• il costo sostenuto di ogni fase del processo di onboarding;
• il tempo impiegato moltiplicato per tutte le Persone coinvolte;
• la credibilità verso i propri collaboratori;

e dovrà ricominciare tutto daccapo, previa una verifica approfondita del processo stesso volta ad individuare e a risolvere cosa non ha funzionato come avrebbe dovuto.

Il processo di onboarding è trattato nel capitolo 9 del libro Processi aziendali Semplici davvero.

Ora che hai compreso cos’è e l’importanza che ha il processo aziendale di onboarding, contattami per un confronto gratuito di valore sulla situazione della tua impresa.

Foto della conferenza sul processo aziendale di onboarding moderno del 24 maggio 2024

Scrivo di gestione delle Risorse Umane e di Processi aziendali
perché dal 1993 mi occupo professionalmente di questi temi,
prima come imprenditore e dal 2019 nel ruolo di HR Business Partner e consulente direzionale in area Risorse Umane.

Paolo Balestra