Regolamento aziendale

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L’importanza del regolamento aziendale per la cultura aziendale e la gestione del personale

Il regolamento aziendale è un documento interno che stabilisce le norme e i comportamenti che i dipendenti devono seguire nello svolgimento del proprio lavoro.

Comportamenti che contribuiscono a costruire, giorno per giorno, un ambiente lavorativo rispettoso dei valori e dei principi nei quali l’azienda si riconosce e che sono descritti nel Codice Etico e nella Carta dei valori aziendali.

Caso Studio sul Regolamento aziendale – Conferenza del 28 febbraio 2024

Perché sono importanti le regole in azienda

Patti chiari, amicizia lunga.

Alessandro “Gino” Balestra
(mio padre)

Un vecchio detto recita: “Patti chiari, amicizia lunga” (cit. Alessandro Gino Balestra, mio padre).

Questo principio si applica perfettamente anche al contesto aziendale.

Quando le regole sono chiare sin dall’inizio, le Persone evitano incomprensioni e conflitti. Un Regolamento aziendale ben definito descrive i comportamenti attesi in modo esplicito, riducendo drasticamente le ambiguità e migliorando la coesione e l’efficienza operativa.

Il Regolamento aziendale e la cultura aziendale

Grazie al Regolamento aziendale, i dipendenti conoscono cosa aspettarsi gli uni dagli altri, cosa l’azienda si aspetta da loro e viceversa.

Questo insieme di aspettative e comportamenti, coerenti con i valori che caratterizzano l’impresa, è il DNA dell’impresa stessa, il collante che unisce i dipendenti e li guida nel realizzare la visione dell’azienda stessa.

Il Regolamento aziendale è uno strumento chiave per promuovere e consolidare questa cultura, traducendo i valori aziendali in comportamenti concreti e quotidiani.

1. Il Regolamento aziendale fornisce linee guida chiare

Il Regolamento aziendale fornisce una descrizione completa ed esaustiva che guida i dipendenti nelle loro attività quotidiane. Con regole chiare, assicura che i comportamenti di ciascuno siano coerenti e conformi.

Questo crea un ambiente di lavoro ordinato e ben organizzato, riducendo la possibilità di comportamenti disallineati rispetto i valori e i principi aziendali.

2. Il Regolamento aziendale favorisce una buona gestione delle risorse umane

Regole chiare e condivise facilitano la gestione delle risorse umane, promuovendo trasparenza nelle relazioni tra impresa e collaboratori.

I dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro e come il loro comportamento contribuisce agli obiettivi aziendali.

Questo non solo migliora la fiducia e la collaborazione, ma aiuta anche a prevenire conflitti e a gestire eventuali controversie in modo più efficace.

3. Il Regolamento aziendale contribuisce a una cultura aziendale solida e coesa

Un regolamento aziendale ben strutturato contribuisce a creare una cultura aziendale solida e coesa.

Quando i dipendenti si identificano nei valori dell’azienda e li fanno propri attraverso comportamenti quotidiani, si rafforza il senso di appartenenza e di responsabilità.

Questo aumenta la motivazione e la fidelizzazione, riducendo il turnover e migliorando la produttività complessiva.

4. Il Regolamento aziendale riduce i rischi di comportamenti illeciti

Il Regolamento aziendale identifica e descrive chiaramente i comportamenti attesi e quelli inaccettabili, riducendo il rischio di comportamenti illeciti.

Questo non solo protegge l’azienda da potenziali danni legali e reputazionali, ma contribuisce anche a mantenere un ambiente di lavoro etico e rispettoso.

5. Il Regolamento aziendale costruisce una reputazione positiva

Assieme alla Carta dei Valori e al Codice Etico, il Regolamento aziendale contribuisce a costruire una reputazione positiva dell’azienda.

Le imprese che dimostrano di avere regole chiare e di promuovere comportamenti etici sono percepite come più affidabili e professionali, migliorando le relazioni con clienti, fornitori, dipendenti stessi e altre parti interessate.

6. Il Regolamento aziendale favorisce un sano clima aziendale

Un ambiente di lavoro ben regolamentato favorisce un sano clima aziendale.

Regole chiare riducono i conflitti e ne facilitano la gestione, creando un ambiente in cui i dipendenti si sentono sicuri e rispettati.

Questo alimenta un senso di benessere e soddisfazione, che si riflette positivamente sulla produttività e sulla qualità del lavoro.

7. Il Regolamento aziendale alimenta un ambiente di lavoro sicuro

Il Regolamento aziendale include norme sulla salute e sicurezza sul lavoro, proteggendo la salute e la sicurezza delle persone.

Un ambiente di lavoro sicuro non solo riduce il rischio di incidenti e malattie, ma contribuisce anche a creare un clima di fiducia e rispetto reciproco.

8. Il Regolamento aziendale riduce la burocrazia interna e l’improvvisazione

Regole chiare e processi ben definiti riducono la burocrazia interna e l’improvvisazione.

Questo migliora l’efficienza operativa complessiva, facilitando la gestione delle attività quotidiane e permettendo all’azienda di rispondere rapidamente ai cambiamenti e alle sfide del mercato.

Cos’è il Regolamento aziendale e a cosa serve

Il Regolamento aziendale è un documento interno all’impresa, in cui vengono stabilite le norme e i comportamenti ai quali i dipendenti si devono attenere nello svolgimento del proprio lavoro.

Ha lo scopo guidare i comportamenti, promuovere un ambiente lavorativo rispettoso dei valori e dei principi nei quali l’azienda si riconosce e che ha descritto nel Codice Etico.

Obiezioni ad introdurre il Regolamento aziendale

Imprenditore: “ma io non sono una grande azienda”.
Mia Risposta: Proprio per questo motivo hai ancor più interesse a non lasciare spazio alle ambiguità e a fare in modo che i comportamenti delle Persone siano coerenti, così da evitare di perdere tempo con le incombenze quotidiane alle quali ogni impresa è sottoposta per il solo fatto che esiste e che ha dipendenti.

Imprenditore: “ma io ho i Sindacati in casa”.
Mia Risposta: In questo caso, dotarsi autonomamente di un Regolamento aziendale potrebbe essere “pericoloso”. Quando ci sono relazioni con le controparti sindacali suggerisco di negoziare i contenuti del Regolamento aziendale e di dare vita ad un contratto integrativo di secondo livello.

Problemi e rischi delle imprese senza Regolamento aziendale

I problemi delle imprese prive di un Regolamento aziendale sono principalmente riconducibili a:

• Comportamenti del personale non allineati o disomogenei.
  I dipendenti si comportano ciascuno a modo proprio, creando caos e inefficienze trasversali.
• Perdita di riferimenti.
  Oggi si fa così. Domani si fa cosà e dopodomani chissà.
  Modalità che a lungo andare produce smarrimento nelle Persone, con conseguente schiacciamento delle prestazioni verso il basso, ovvero nell’esecuzione dei compiti impartiti senza un minimo di proattività.
• Maggiori conflitti interni.
  Quando ognuno fa a modo suo è molto facile che alcuni comportamenti vengano fraintesi o che gli vengano attribuiti significati differenti.
  Il fraintendimento precorre i conflitti tra le Persone.
• Minor coerenza.
  Attenzione, la coerenza è la prima stampella della fiducia.
  Se in azienda viene meno la coerenza, si mina la fiducia e se viene meno la fiducia tra colleghi, o peggio verso l’azienda, è a rischio la tenuta dell’azienda stessa.
• Instabilità culturale.
  Comportamenti disomogenei danno luogo a diverse culture che, a loro volta, alimentano i comportamenti disomogenei generando un senso di smarrimento e confusione tra le Persone che, prima o poi, finiscono per chiedersi “ma io qui che cosa ci sto a fare?”.
  Ricorda che quando se lo chiedono, la situazione è ancora recuperabile. Quando invece lo esternano a voce alta, allora è tardi.

I benefici delle imprese che hanno un Regolamento aziendale

1- Il Regolamento aziendale fornisce linee guida

Lo scopo delle linee guida consiste nel standardizzare le attività, garantendo che vengano svolte in modo uniforme e prevedibile.

Aiutano a migliorare l’efficienza operativa riducendo la necessità di prendere decisioni ad hoc e minimizzando la possibilità di errore.

Contribuiscono a mantenere elevati standard di qualità, assicurando che tutti seguano le migliori pratiche e procedure consolidate.

Assicurano che le operazioni siano conformi alle normative legali, alle politiche aziendali e ai requisiti settoriali.

Sono uno strumento essenziale per la formazione e l’orientamento di nuovi dipendenti, fornendo una base chiara su cui costruire le loro competenze e conoscenze.

Esempio: Linee guida per le comunicazioni interne

Il Regolamento aziendale stabilisce la corretta modalità e tempi di richiesta di ferie, permessi, cambi turno, presentazione di note spese e così via. Queste sono tutte attività ripetitive, sotto il controllo dell’azienda, che è utile standardizzare uniformare i comportamenti dei dipendenti, migliorarne l’efficienza operativa e ridurre drasticamente i conflitti.

2 – Il Regolamento aziendale genera un ambiente di lavoro ordinato

Un ambiente di lavoro ordinato e, conseguentemente, ben organizzato riduce la possibilità di comportamenti non conformi ai valori e ai principi aziendali.

3- Il Regolamento aziendale favorisce una buona gestione delle risorse umane

A parità di ruolo e responsabilità, il Regolamento aziendale tratta tutti allo stesso modo e rende più efficiente la gestione del personale.

Allo stesso tempo e per le medesime ragioni, riduce i conflitti e la burocrazia interna.

4- Il Regolamento aziendale contribuisce ad una cultura aziendale solida

I comportamenti dei dipendenti sono lo specchio tangibile della cultura aziendale praticata con coerenza e rispetto dei valori dell’azienda.

5- Il Regolamento aziendale riduce gli illeciti

I comportamenti si dividono in tre macro categorie: incoraggiati, perseguiti e tollerati.

Un buon Regolamento aziendale evidenzia e incoraggia i comportamenti considerati giusti secondo il Codice Etico aziendale, ostacola e persegue i comportamenti disallineati dalla Carta dei Valori e dal Codice Etico.

I comportamenti tollerati, per lo stessa natura, non vengono appositamente documentati poiché, in tal caso, verrebbero inseriti o nella prima o nella seconda categoria.

6- Il Regolamento aziendale contribuisce alla reputazione dell’azienda

La reputazione è ciò che le Persone dicono dell’azienda al di fuori dell’azienda stessa, con gli amici, con i conoscenti e sui social.

Alla base di una reputazione aziendale positiva c’è anche quell’insieme di norme comportamentali che costituiscono il regolamento aziendale e la coerenza nella loro applicazione.

7- Il Regolamento aziendale favorisce un sano clima aziendale

Il clima aziendale permette di identificare le percezioni, i sentimenti e l’attitudine dei dipendenti nei confronti dell’ambiente lavorativo.

8- Il Regolamento aziendale protegge la salute e la sicurezza

La salute e la sicurezza dei collaboratori deve essere un importante punto di attenzione per le imprese. Il Regolamento aziendale è il luogo nel quale inserire e valorizzare le norme a tutela delle Persone.

9- Il Regolamento aziendale fidelizza i dipendenti

I dipendenti che accettano il Regolamento interno sono dipendenti che conformano ad esso i propri comportamenti, contribuiscono a rispettarlo e a farlo rispettare dai colleghi.

In questo modo si crea un gruppo coeso di Persone che riconoscono quelle regole come giuste perché coerenti del Codice Etico.

10- Il Regolamento aziendale genera valore già a breve termine

Insieme alla Carta dei Valori e al Codice Etico, il Regolamento aziendale genera valore da subito, perché standardizzare i comportamenti comuni delle Persone significa mettere nelle mani dell’impresa una leva molto vantaggiosa.

Il Regolamento aziendale è obbligatorio?

Il Regolamento aziendale è un documento di autoregolamentazione che l’azienda decide volontariamente di adoperare.

Non c’è nessun obbligo ma, quando presente, aiuta parecchio nella gestione del personale e nella crescita dell’azienda.

Come deve essere il Regolamento aziendale a norma di legge

Fatte salve norme specifiche dei settori in cui opera l’azienda (ad esempio gli appalti, il trattamento dei rifiuti, ecc…) i riferimenti normativi da considerare sono:

• Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori).
• CCNL (contratto collettivo nazionale di lavoro) applicato in azienda.
• Decreto Legislativo 231/2001 (e successive modifiche e integrazioni) che introduce la responsabilità amministrativa a carico degli Enti (aziende comprese) per alcuni reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’Ente medesimo.

Regolamento aziendale facsimile esempio

Il Regolamento aziendale discende dal Codice Etico, pertanto i suoi contenuti dipendono dalla visione dell’imprenditore, dalla natura dell’impresa, dai mercati in cui opera, dalle leggi che ne regolano il funzionamento e dal CCNL applicato.

I principali argomenti sono:

• campo di applicazione e durata;
• obblighi generali del personale;
• salute e sicurezza sul lavoro;
• segreto aziendale;
• uso del cellulare e dei dispositivi tecnologici;
• orario di lavoro;
• prestazioni di lavoro supplementare o straordinario;
• rilevazione presenze e pause;
• decoro e pulizia;
• vestiario;
• materiali e strumenti in dotazione;
• uso responsabile dei mezzi e delle attrezzature;
• smarrimento o danneggiamento dei dispositivi e dei materiali in dotazione;
• comunicazione verso gli uffici;
• cibi e bevande;
• fumo e altre sostanze;
• ricezione merci;
• infrazioni stradali con mezzi aziendali;
• assenze per ferie, permessi e malattia;
• cambio di residenza o di domicilio;
• termine del rapporto di lavoro;
• violazione del Codice Etico o del Regolamento aziendale.

Come creare un Regolamento aziendale su misura

Il Regolamento aziendale è la naturale prosecuzione del Codice Etico. Se manca, occorre iniziare da qui.

I progetti per redigere il Regolamento aziendale seguono un percorso collaudato e affinato dall’esperienza diretta nelle PMI.

Anche se ogni progetto è personalizzato, questo è il percorso che consiglio.

Incontro la Proprietà e la Direzione aziendale per definire cosa vogliono ottenere dal Regolamento aziendale e chi sono gli eventuali portatori di interesse da coinvolgere (dirigenti o figure apicali).

Costruiamo il Regolamento aziendale a più mani, prima con la Proprietà e con la Direzione poi, eventualmente, con i dirigenti apicali di fiducia.

Gli obiettivi consistono nel:

• declinare i valori e i principi espressi nel Codice Etico in comportamenti concreti;
• allineare i comportamenti delle Persone con i comportamenti richiesti dall’azienda.

A questo proposito, descriviamo i comportamenti dei dipendenti che si vogliono ottenere dal loro arrivo in azienda fino alla fine del turno, mettendo in evidenza sia i comportamenti errati che quelli corretti.

• Cosa fanno le Persone?

• Cosa l’azienda vorrebbe che facessero?

• A quali principi si ispirano i comportamenti desiderati?

Completata questa mappa, condivido una prima bozza di Regolamento aziendale con la Proprietà che provvedo ad integrare in base ai feedback ricevuti.

Presento il Regolamento aziendale alla Proprietà, che valida il testo, e alla Direzione.

Il Regolamento aziendale è un documento di tutti e proprio per questo motivo affianco la Proprietà e la Direzione nel presentarlo ai dipendenti in assemblea.

In caso di relazioni sindacali, l’ultimo punto è a cura delle Organizzazioni Sindacali che hanno partecipato al confronto con l’azienda. In questa circostanza non parliamo di Regolamento aziendale, ma di Contratto integrativo di secondo livello.

Perché non puoi redigere da solo il Regolamento aziendale

Quando chiedo agli imprenditori quali sono i comportamenti che vorrebbero riscontrare nei propri dipendenti, si concentrano sui comportamenti errati, su quello che non va.

Descrivono nei particolari cosa non vogliono che capiti.

Si concentrano sugli errori, sulle inadempienze, sulle infrazioni.

Di lì a poco i pensieri corrono verso le sanzioni.

Nulla di più sbagliato.

È importante conoscere i comportamenti da evitare, ma per redigere correttamente il Regolamento aziendale occorre spostare il focus verso i comportamenti attesi, quelli che l’azienda ritiene corretti e che vuole incoraggiare.

Le Persone in generale, e gli imprenditori in particolare, non conoscono in che modo estrarre, documentare e modificare le strategie comportamentali.

Ne consegue che per produrre il Codice Etico aziendale occorrono:

• competenze in più ambiti,
• esperienze in più aziende;
• esperienze in più settori;
• conoscere e saper applicare la neurolinguistica;
• esperienze con i modelli organizzativi;
• esperienze con la gestione dei processi aziendali e delle Persone;
• esperienze di coaching;
• conoscenza del diritto del lavoro;

solo per citare le principali.

Non puoi fare da solo perché ti occorre un professionista esperto, con competenze trasversali che, nel perseguire l’interesse dell’imprenditore e dell’azienda, si mette in terza posizione e sia capace di fare tutto questo, proprio come lo faresti tu.

Quali documenti vengono confusi con il Regolamento aziendale?

I documenti che di solito vengono confusi con il Regolamento aziendale sono il:

• Codice Disciplinare. Trova le sue fonti nell’art. 7 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e nel CCNL (contratto collettivo nazionale di lavoro).
  Ha lo scopo di stabilire come vengono trattati e sanzionati i comportamenti dei dipendenti che contravvengono le disposizioni aziendali.
• Contratto integrativo aziendale. Detto anche contratto di secondo livello, che estende ed integra il CCNL e come tale è il risultato della contrattazione con le rappresentanze sindacali.
• Policy aziendale. Ha lo scopo di descrivere la condotta dei dipendenti nell’utilizzo dei dispositivi aziendali (cellulari, personal computer), nell’accesso e navigazione internet, l’uso della posta elettronica, ecc…

Regolamento aziendale in sintesi

Immagina il Regolamento aziendale come una mappa ben definita che guida l’equipaggio nelle attività di tutti i giorni.
Con chiare rotte e regole, assicura che la nave (l’azienda) raggiunga il suo destino evitando gli scogli dei comportamenti non conformi.

Immagina il Regolamento aziendale come una partitura musicale. Ogni dipendenti è un musicista, e il regolamento fornisce le note chiare e le tempistiche per creare una melodia armoniosa.
La sua esecuzione corretta garantisce una sinfonia di efficienza e coerenza.

Immagina il Regolamento aziendale come le Tavole della Legge che tutti, in azienda, sono tenuti a rispettare diligentemente. 

Ora che hai compreso i benefici che il Regolamento aziendale può portare anche nella tua azienda, scarica il facsimile esempio e contattami per un confronto.

Scrivo di gestione delle Risorse Umane e di Processi aziendali
perché dal 1993 mi occupo professionalmente di questi temi,
prima come imprenditore e dal 2019 nel ruolo di HR Business Partner e consulente direzionale in area Risorse Umane.

Paolo Balestra