Può un’azienda oggi non avere un ufficio del Personale?

Senza l’ufficio risorse umane l’azienda rischia grosso

Inquadriamo per un istante gli elementi a fattore comune di ogni impresa che, in quanto tale, ha necessità di:

• generare profitto servendo i clienti;
• essere organizzata;
• migliorare continuamente per meglio competere i concorrenti, efficientando le proprie attività impiengando la giusta quantità di risorse per raggiungere lo scopo.

L’imprenditore, per definizione, non può fare tutto da solo, ragion per cui si avvale di collaboratori ai quali delega una parte delle attività da svolgere.

Definizione di Imprenditore

Nella definizione di imprenditore che ci fornisce il legislatore, la terza e la sesta parola offrono la soluzione ad un numero smisurato di problemi aziendali.

Secondo l’articolo 2082 del Codice Civile, è imprenditore “chi esercita professionalmente un’attività economica organizzata al fine della produzione o dello scambio di beni o di servizi“.

La terza parola nella definizione di imprenditore è “professionalmente”.

Essere professionali implica aderire a determinati standard di:

• comportamento,
• competenza,
• integrità

nel contesto della propria attività lavorativa.

La sesta parola nella definizione di imprenditore è “organizzata”.
Essere organizzati significa dare forma e struttura all’azienda allo scopo di perseguire gli obiettivi dell’impresa, identificando i flussi delle attività, gli uffici e i reparti coinvolti e il profilo di responsabilità che ne deriva.

Che cos’è l’ufficio del personale e cosa fa

L’ufficio del personale si occupa di gestire i rapporti con i collaboratori, quale che sia il contratto con cui essi eseguono la prestazione richiesta.

In senso stretto, la sua missione consiste nell’occuparsi del lato umano dell’azienda, coniugando le esigenze dell’azienda con le necessità delle Persone, sia per quanto riguarda il personale in forza che l’inserimento di nuovi collaboratori.

Quindi, a grandi linee, si occupa di:

• Assumere nuovi collaboratori.
• Inquadrare correttamente i collaboratori in base al ruolo, alla responsabilità, all’eventuale coordinamento di colleghi, secondo quanto disposto dal contratto collettivo nazionale di lavoro e dalle norme vigenti in materia di diritto del lavoro.
• Produrre la busta paga.
• Relazionarsi con gli enti e gli Istituti quali, a puro titolo di esempio, INPS, INAIL, ente bilaterale, fondi pensione, fondi per la formazione, ispettorato del lavoro, e così via, fornendo loro le informazioni previste dalle norme vigenti.
• Gestire il salario variabile attraverso l’introduzione di premi di risultato.
• Gestire le relazioni con le Persone.
• Gestire le relazioni con le Organizzazioni Sindacali laddove presenti.
• Far applicare quanto disposto dai contratti di lavoro (individuale, aziendale, territoriale laddove presente, nazionale) e dalle norme vigenti in materia di diritto del lavoro, procedendo anche sul piano disciplinare se necessario.
• Gestire l’eventuale contenzioso con i lavoratori.
• Concludere il rapporto di lavoro e inviare le informazioni obbligatorie agli enti preposti.

La stragrande maggioranza di queste attività possono essere affidate a professionisti terzi, esterni all’azienda, ad esempio gli amici consulenti del lavoro o l’associazione d’impresa cui l’azienda aderisce.

Ma nella visione di «Intelligenza Aziendale» e di «Zero Alibi» l’ufficio del personale svolge un ruolo ancor più trasversale e strategico.

Cosa fa l’ufficio del personale che applica il Metodo «Intelligenza Aziendale»

Oltre le paghe. Oltre la formazione obbligatoria. Oltre gli adempimenti formali.

Ho sempre creduto che il modo in cui tratti i tuoi dipendenti è il modo in cui loro trattano i tuoi clienti.

Sir Richard Branson

Nell’accezione di «Intelligenza Aziendale» l’ufficio del personale non si concentra solo sul rapporto formale di lavoro, che resta comunque necessario presidiare bene, ma si occupa principalmente di:

• Organizzazione aziendale, intesa come il contributo per definire e presidiare il modello organizzativo adottato e il suo sviluppo nel tempo.
• Relazioni con i collaboratori.
• Descrivere in modo completo e approfondito i ruoli così che ciascuno abbia chiaro cosa l’azienda e i colleghi si aspettano.
• Mappatura delle competenze coniugando il ruolo svolto con quanto stabilito dai contratti applicati e, più in generale, di eventuali altre competenze (ad esempio, nel mio caso so pilotare un aereo anche se non rientra nel mio ruolo di professionista senior in ambito risorse umane e riorganizzazione aziendale).
• Percorsi di crescita e avanzamento professionale guidati dal merito.
• Politiche aziendali per quanto riguarda il corretto svolgimento delle prestazioni, le assenze e i comportamenti da incentivare e quelli da perseguire.
• Redigere il budget per il personale.
• Stabilire i criteri oggettivi per attribuire benefit individuali, incentivi e così via.
• Creare il premio di risultato.
• Stesura del contratto aziendale e negoziazione con le Organizzazioni Sindacali.
• Costruire e promuovere la cultura aziendale presidiando i valori e la missione dell’azienda.
• Contribuire a redigere il Codice Etico aziendale.
• Redigere il Regolamento Aziendale nel rispetto del Codice Etico e della cultura aziendale.
• Coinvolgere i collaboratori affinché si sentano parte integrante dell’azienda assieme ad ogni responsabile di reparto.

Dov’è posizionato l’ufficio del personale nell’organigramma aziendale

A testimonianza del ruolo cruciale che svolge, in genere l’ufficio del personale viene rappresentato nell’organigramma aziendale in staff alla direzione dell’impresa.

Conclusioni

Le imprese non possono fare a meno di Persone che:

• hanno chiaro come svolgere il proprio lavoro,
• quali obiettivi raggiungere,
• qual è il contributo di ciascuno,
• come lo perseguono con lealtà verso l’azienda e i colleghi,
• perché hanno fatto propria la cultura aziendale nella quale si rispecchiano.

Per questi motivi, la risposta alla domanda di apertura “Può un’azienda oggi non avere un ufficio del Personale?” è no. Non può.
È una prerogativa strategica quanto essenziale che l’impresa si occupi delle Persone e, parafrasando Sir Richard Branson, il modo con cui se ne occupa si riflette nel modo con cui loro si occupano dei clienti.

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