Processi aziendali: due imprese a confronto, una senza e una con

Introduzione

Cosa accade confrontando due imprese distinte, una senza e una con i processi aziendali, sulla linea del tempo dalla fondazione fino alla fine?

Questo è il testo del capitolo 1 del libro “Processi aziendali semplici, davvero” che ha ispirato l’intervento presso PiuMa Lab 2024 – Piacenza Expo – 5 e 6 aprile 2024.

Giorno zero

Entrambe le aziende posizionate ai nastri di partenza sembrano avere le stesse caratteristiche.

Inaugurano l’inizio della loro attività festeggiando in un tripudio di emozioni, dove la gioia e l’entusiasmo per un futuro rigoglioso si mescolano ad un pizzico di nervosismo per le incertezze del domani.

Il loro obiettivo primario, così come quello di tutte le imprese nascenti, è reperire i primi clienti.

Avviare un’impresa è però un compito arduo e che, a seconda del settore, richiede una preparazione più o meno lunga.

Prima di arrivare alla tanto attesa inaugurazione, un imprenditore deve confrontarsi quotidianamente con la pubblica amministrazione, gli enti, gli uffici e la burocrazia in generale.

Insomma, il fatidico “giorno zero” cela alle sue spalle un “prima” composto da lunghi giorni necessari per far sì che la neoimpresa superi tutti gli iter autorizzativi per dar vita ad una nuova pagina imprenditoriale.

Già in questa fase preparatoria, è possibile scrivere i processi aziendali, anche in modo grossolano.

Chi lo fa, può documentare i passi necessari ad ottenere tutte le autorizzazioni utili a costituire la propria impresa, ma soprattutto è in grado di fissare le idee per inserirsi in un mercato potenzialmente insidioso e trovare i primi clienti.

All’inizio i ruoli delle Persone non sono ancora ben definiti. Tutti fanno un po’ di tutto. Le difficoltà sono enormi. L’entusiasmo è altissimo. così come la quantità di energia da investire.

L’orizzonte è ben definito: emettere la prima fattura, vera testimonianza che l’azienda esiste e che qualcuno, in quel mercato, la riconosce.

Dopo sei mesi

Entrambe le imprese hanno le medesime necessità: 

• continuare a trovare clienti;
• organizzarsi meglio.

L’impresa che ha scelto di non dotarsi di processi aziendali improvvisa e, così facendo, continua a rivivere quotidianamente il giorno zero.

Al contrario, l’altra impresa ha già creato una seppur rudimentale mappa dei suoi processi aziendali. Attraverso questo strumento ragiona su chi fa cosa ed in che modo definendo a grandi linee i principali ruoli e responsabilità delle Persone.

Pur essendo in una fase embrionale, la struttura aziendale, con il suo organigramma di incarichi e responsabilità, prende forma.

Dopo un anno

Entrambe le imprese si guardano indietro ed affermano: “Ce l’ho fatta!”.

È un importante risultato che nessuno avrebbe dato per scontato.

Tutto vero, ma esaminando la strada percorsa dal giorno “zero” al giro di boa dell’anno, è doveroso fare alcune considerazioni.

Oltre all’aspetto economico e finanziario, vanno valutati il tempo e le energie impiegate per ottenere i risultati raggiunti.

Molto probabilmente l’impresa che ha scelto di non dotarsi di processi aziendali sta sopravvivendo grazie a Persone molto determinate che non hanno paura di ricevere dei “no” dai potenziali clienti e che non si fermano di fronte agli ostacoli.

La sopravvivenza sul mercato è possibile solo tramite uno sforzo altissimo.

Invece, l’impresa che si è dotata di processi aziendali ha l’opportunità di analizzare le scelte fatte coinvolgendo ogni dipartimento e confrontandosi con i propri collaboratori su ciò che non ha funzionato e su ciò che è andato per il meglio.

I processi aziendali documentati, uniti alle esperienze, sia positive sia negative, di questo primo anno diventano “risorse” nell’ottica di miglioramento continuo.

Dopo tre anni

Un’impresa che dopo tre anni è ancora sul mercato senza processi aziendali ha senza ombra di dubbio speso, e continua a spendere, una quantità sproporzionata di energia in rapporto ai risultati ottenuti.

Nel proprio team sono presenti Persone di talento. Nonostante ciò, se queste scegliessero di interrompere il rapporto di lavoro per andare altrove, metterebbero l’imprenditore in grave difficoltà.

La bravura di certe Persone assicura la consegna di prodotti e/o servizi contraddistinti da un buon indice di gradimento. Malgrado ciò, la fatica necessaria per smuovere gli ingranaggi aziendali resta immutata come nel giorno zero.

I collaboratori più dotati non mettono al servizio degli altri le proprie competenze: non c’è condivisione con i colleghi su ciò che funziona, su ciò che non funziona e su come svolgere le attività. Si creano così centri di potere e di inefficienze che non contribuiscono alla costruzione di una visione d’insieme.

Quando le inefficienze si amplificano e trasformano le giornate lavorative in momenti poco piacevoli, alcune Persone iniziano a valutare nuove proposte lavorative per poi abbandonare definitivamente l’azienda alla prima buona offerta.  

I dimissionari vanno sostituiti in fretta. Tuttavia, l’assenza di processi aziendali finalizzati alla ricerca del nuovo personale ed al trasferimento delle competenze necessarie ai neo-assunti, crea gravi difficoltà e determina un inevitabile aumento dei costi. 

I nuovi arrivati spesso subentrano dopo che i dimissionari hanno già lasciato l’azienda. Così facendo, non si verifica un adeguato passaggio di consegne ed i neo-collaboratori si ritrovano in un contesto caotico senza regole, senza processi aziendali e soprattutto senza la consapevolezza della maniera corretta in cui svolgere le proprie mansioni.

Il rischio che anche questi ultimi decidano di abbandonare rapidamente il posto di lavoro è altissimo.

Anche nel caso in cui i dimissionari fossero ancora presenti in azienda al momento delle nuove assunzioni le cose non migliorerebbero. Sono ormai Persone demotivate con la testa già nella nuova destinazione e poco interessate a trasferire le proprie competenze alle nuove leve. 

L’ingresso di nuovo personale è un po’ come giocare alla roulette del casinò. Forse, prima o poi, arriverà una mano buona. Il problema è che le fiches non sono infinite. Quindi, quanto potrebbe costare all’azienda continuare ad agire così? 

Nell’impresa che ha scelto di dotarsi di processi aziendali le Persone sanno come svolgere correttamente le proprie attività e cosa l’azienda si aspetta da loro. La distinzione dei ruoli è ben chiara, così come le responsabilità che spettano ad ognuno.  

Il modello organizzativo è decisamente efficace: si è affinato nel tempo per rispondere al meglio alle esigenze dei clienti.

I processi aziendali tengono traccia del modo di lavorare delle Persone e facilitano il processo di onboarding, che consente ai nuovi assunti nel primo anno in azienda di sviluppare le competenze inerenti alle proprie mansioni ottimizzando le risorse impiegate. 

Dopo cinque anni

In un rapporto del 29 aprile 2017 l’Ufficio Studi della CGIA di Mestre ha evidenziato che il 55,2% delle neo imprese “chiude i battenti entro i primi cinque anni di vita”.

L’impresa priva di processi aziendali, se ancora in attività dopo il primo lustro, si ritrova a fare i conti con la propria cattiva reputazione: i clienti la percepiscono improvvisata e disorganizzata, proprio come ai tempi del giorno zero. 

Come abbiamo visto, proporre in maniera adeguata i propri prodotti / servizi è necessario ma, di per sé, insufficiente. A conti fatti, la mancanza di organizzazione determina un dispendio di tempo ed energie spropositato.

Le poche Persone competenti presenti in azienda sfruttano le proprie abilità per costruirsi una posizione di privilegio a scapito dei colleghi che non riescono ad apprendere, né tantomeno a crescere. Questi ultimi tendono ad appiattirsi verso il basso diventando dei meri esecutori materiali. 

In un certo senso si rispecchiano alla perfezione in quel vecchio proverbio che recita: «Lega il somaro dove vuole il padrone. Se si rompe il collo, il danno è suo».

Peccato che la parte conclusiva dell’antico detto faccia riferimento proprio all’imprenditore.

Dopo cinque anni nel mercato possono sorgere occasioni di stringere partnership con altre imprese del settore. Nel caso dell’impresa senza processi aziendali si tratta di un’ipotesi molto remota, che anche se si dovesse palesare, durerebbe quanto il tempo di una stella cadente nella notte di San Lorenzo.

I processi aziendali definiscono l’azienda ed il modo in cui lavora. Nell’impresa in cui sono stati applicati, il sapere è documentato e diffuso. 

L’apprendimento continuo è parte della cultura aziendale, così come ne sono parte i concetti di ruolo e responsabilità.

Inoltre, esiste un’organizzazione consolidata, con una gerarchia adeguata alle dimensioni dell’azienda e del business.

Tutto ciò favorisce gli scambi di informazioni e le interazioni tra colleghi.

Lavorare in un’azienda con identità e carattere, nella quale tutti trovano il proprio giusto posto, non può che essere un vero piacere.

La struttura derivata dei processi aziendali determina ruoli e responsabilità delle Persone impiegate in ogni dipartimento, dal marketing al servizio clienti, dalla produzione alla logistica. Tale modalità organizzativa proietta all’esterno un’immagine di solidità e di efficienza capace di attrarre collaborazioni con altre imprese complementari e di incentivare la crescita del business.

Dopo 10 anni

I mercati non sono statici e non durano per sempre.

Dopo dieci anni, è ipotizzabile che accada qualcosa di tanto inaspettato quanto improvviso. Si originano situazioni esterne alle aziende, come ad esempio un cambiamento attuato da parte del legislatore oppure una variazione dei comportamenti della concorrenza, che possono sfuggire dal controllo dell’imprenditore.

Certi imprevisti possono trasformarsi nell’occasione per ripensare il modello di business, per introdurre nuovi prodotti / servizi e per modificare ciò che si è fatto fino a quel momento. 

Lo stesso scenario viene percepito e vissuto in due modi completamente differenti.

L’impresa priva di processi aziendali tenta di reinventarsi trasformando la possibile nuova occasione nell’ennesimo giorno zero. 

Manca uno storico.

Manca un’organizzazione stabile. 

Manca un processo decisionale raffinato.

Mancano le Persone che hanno realizzato un percorso lungo 10 anni e che ora sono altrove.

Manca la documentazione di come si lavora.

Mancano le descrizioni dei ruoli.

Nel frattempo, i posti dei dimissionari sono stati occupati da Persone nuove che si stanno ancora ambientando e che, per tutte le ragioni appena elencate, sono ancora poco produttive.

C’è la necessità di spostare il business verso un’altra direzione, eppure l’assenza di uno storico fa sì che si debba ricominciare tutto daccapo. 

È ancora una volta il giorno zero.

Al contrario, l’impresa che si è dotata di processi aziendali può sfruttare la propria documentazione per aggiornare ed implementare i nuovi prodotti / servizi.

Grazie ad essa, l’imprenditore definisce facilmente gli interventi prioritari e pianificare successivamente quelli meno urgenti.

Lo storico è esperienza di vita vissuta, ragionata e fatta propria.

La documentazione dei processi aziendali, delle conoscenze, di cosa ha funzionato e di cosa invece no, costituisce un prezioso patrimonio di informazioni che colloca l’azienda in una posizione di incontrovertibile vantaggio rispetto alle altre.

Sarà più semplice e rapido svolgere test, scegliere la direzione da intraprendere e percorrerla. 

Perché? 

Lo storico è parte integrante della cultura aziendale e contiene al suo interno tutte le informazioni utili per effettuare gli aggiustamenti periodici.

Durante un cambiamento del mercato, posizionarsi per primi è fondamentale per dominare la concorrenza.

Alla fine

Così come c’è un inizio, per la gran parte delle imprese c’è anche una fine.

Nonostante l’augurio sincero che un’eventuale chiusura giunga il più tardi possibile e solo se voluta, anche in questo caso le due aziende vivono condizioni profondamente diverse.

L’impresa che ha scelto di non dotarsi di processi aziendali ha resistito fino a questo momento, ma senza lasciare nessuna eredità. 

Non c’è nulla da spartire e soprattutto mancano i presupposti per proseguire la storia aziendale attraverso un’ipotetica cessione.

Senza processi aziendali consolidati e senza Persone che li sappiano mettere in pratica le possibilità di vendita sono pressoché nulle. 

Un’azienda senza processi aziendali può certamente restare sul mercato per un periodo più o meno lungo, ma è condannata ad affannarsi quotidianamente solo per restare a galla. Non è in grado di adottare una pianificazione strategica, così come non ha la capacità di creare un ambiente di lavoro proattivo, dove le Persone si sentono realmente utili.

Il suo destino è già segnato.

Per l’impresa che si è dotata di processi aziendali lo scenario è totalmente opposto: ha costruito nel tempo un patrimonio importante, documentato e chiaro che rappresenta una solida eredità per i posteri.

Il lascito ha un’importanza strategica, in quanto diventa il ponte di collegamento tra ciò che ha funzionato in passato e ciò che potrebbe essere in futuro.

Le caratteristiche dell’impresa, come la cultura aziendale ed il metodo di lavoro adottati negli anni, accrescono il valore dell’attività anche per quanto riguarda una cessione o un passaggio generazionale.

Chi subentra può fare affidamento su una realtà consolidata con tutti i presupposti per continuare ad offrire margini di crescita. 

I processi aziendali conferiscono una prospettiva a qualunque impresa.

Ora che hai compreso l’importanza dei processi aziendali, contattami per un confronto di valore sulla situazione nella tua impresa.

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