Nessun imprenditore ce la fa da solo. Lo stesso per qualsiasi manager al quale vengono chiesti risultati. Entrambi, per raggiungere i propri obiettivi necessitano di una squadra di Persone. Più la squadra cresce e più necessita di essere organizzata. Per questa ragione la terza anima di ogni impresa è l’organizzazione.
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Dall’anima delle Persone all’organizzazione
Una volta chiarito il proprio “perché” personale, comprese le motivazioni pratiche del fare impresa e validate le idee dal mercato, l’imprenditore realizza di non poter agire da solo. Per realizzare il suo “perché”, ha bisogno di Persone.
Le Persone sono l’ingrediente magico che nessun concorrente potrà mai copiare.
(Paolo Balestra, citazione tratta dal Libro Intelligenza Aziendale)
È importante notare che quando l’azienda assume un nuovo collaboratore, l’incremento dell’organico è lineare, ma la complessità organizzativa cresce in modo esponenziale. Il caos aumenta molto più velocemente del numero di addetti.
Le Persone sostengono il “perché” aziendale, mentre l’organizzazione supporta le Persone, in coerenza con questo “perché”. Questa armonia tra “perché”, Persone e organizzazione rende tutto più fluido ed efficace.
Come organizzare l’azienda
Organizzare l’azienda significa creare un sistema in cui le Persone giuste, al posto giusto, si scambiano informazioni in un flusso continuo, andando oltre la semplice descrizione di ruoli, processi e gerarchie.
Un’azienda ben organizzata è più efficiente, scalabile e resiliente. L’organizzazione aziendale non è solo un insieme di schemi e procedure, ma è intimamente connessa al “perché” dell’azienda.
Un’azienda consapevole del proprio scopo crea un’organizzazione più solida, strutturando il lavoro in funzione della propria missione.
Le persone lavorano meglio quando comprendono lo scopo del loro operato. Non è solo questione di motivazione: un’organizzazione senza direzione è inefficace e frammentata.
Due componenti chiave: organizzazione e relazione
L’organizzazione aziendale ha due componenti: una strettamente organizzativa e una di relazione.
La componente organizzativa riguarda: processi aziendali, ruoli, organigramma, sistemi di controllo, strumenti di gestione, analisi dei rischi.
La componente relazionale riguarda: Persone, interazioni, flusso di informazioni, comunicazioni, cultura aziendale.
Una non può funzionare senza l’altra.
L’azienda può avere il miglior organigramma del mondo, ma se le Persone non comunicano, non condividono una direzione comune o creano centri di potere, la crescita sarà inefficiente e faticosa.
D’altra parte, un ambiente affiatato senza struttura rischia il caos.
Occorre bilanciare entrambi questi aspetti.
Il modello organizzativo per un’azienda efficiente e scalabile
Un’azienda organizzata bene ha:
- processi aziendali semplici, chiari, ben strutturati ed efficienti;
- struttura aziendale chiara e ben definita;
- flusso delle informazioni preciso ed efficace.
Processi aziendali semplici, chiari, ben strutturati ed efficienti
Per creare processi aziendali efficaci, segui queste semplici linee guida:
- Inizia da una visione d’insieme e poi scendi nei particolari. Usa carta e penna nella fase iniziale, senza strumenti digitali, chiarendo il risultato finale del processo aziendale.
- Concentrati sulle macro attività: disegna la prima, poi la seconda, uniscile con una freccia, e prosegui. Evita i dettagli in questa fase.
- Traccia il flusso generale in modo completo, mantenendo una certa genericità.
- Per ogni macro attività, valuta le informazioni di ingresso, distinguendo tra necessarie e accessorie.
- Assegna a ogni azione una Persona che la esegue e a ogni fase un responsabile.
- Assicurati che tutti comprendano sia il macro flusso del processo aziendale che i responsabili delle varie fasi.
Tre considerazioni di massima sui processi aziendali
- L’obiettivo di ogni processo è raggiungere il risultato per cui è stato ideato (efficacia), con il minor impiego di risorse (efficienza).
- Ogni processo è suddiviso in una sequenza lineare di fasi. All’inizio di ogni fase, verifica i dati obbligatori di ingresso e respingi quelli non conformi.
- I processi aziendali efficaci ed efficienti sono lineari. Evita il più possibile punti di decisione complessi con diramazioni quali se… allora… altrimenti.
La mia definizione di processo aziendale è:
Una sequenza ordinata di azioni ripetibili e documentate che, sotto la supervisione di un responsabile, trasformano le informazioni di ingresso in informazioni in uscita al fine di ottenere un risultato certo.
Per approfondire i processi aziendali leggi questo articolo.
Struttura organizzativa chiara e ben definita
Per creare una struttura organizzativa efficace, è necessario predisporre i seguenti documenti fondamentali:
- Organigramma aziendale: rappresentazione grafica della struttura gerarchica e dei rapporti di responsabilità (chi riferisce a chi).
- Descrizione dei ruoli: descrizione dettagliata dei ruoli, delle responsabilità, dei compiti e delle competenze, così che ciascuno abbia chiaro cosa gli altri (azienda e colleghi) si aspettano dal suo operato.
- Procedure operative: documenti che descrivono come gli standard di lavoro e come svolge specifiche attività.
- Sistema delle deleghe: documento che definisce chi può prendere determinate decisioni e con quali limiti.
- Regolamento aziendale (altrimenti chiamato codice di condotta): norme di comportamento e politiche aziendali.
Questi documenti fotografano la situazione aziendale in un dato momento. Non vanno realizzati e poi dimenticati in un cassetto, ma vanno agiti nella quotidianità delle relazioni con le Persone e mantenuti aggiornati.
Lasciati in un cassetto sarebbero documenti morti e inutili. Viceversa, quando vengono agiti giorno per giorno diventano le fondamenta della cultura aziendale e dell’etica del lavoro che si vuole costruire in azienda (Zero Alibi è la cultura aziendale di cui sono ambasciatore senior).
Flusso delle informazioni
Le informazioni sono parte del patrimonio aziendale e come tale devono circolare, sia all’interno di ogni reparto che tra un reparto e l’altro.
Il mantra messo a punto durante una sessione di business coaching (con la executive director di un’azienda del settore del farmaco, ma vale in ogni settore) è:
Poche cose dette bene
(Carla B.)
Il flusso delle informazioni ha due dimensioni: una quantitativa e una qualitativa.
Dimensione quantitativa delle informazioni
La dimensione quantitativa richiesta la quantità di informazioni che circolano in azienda.
Nè troppe, né troppo poche, ma solo ciò che è funzionale agli obiettivi da raggiungere, filtrato dal ruolo dei destinatari. Può essere dannoso che tutti sappiano tutto. Molto più utile e performante che ogni Persona conosca ciò che serve per svolgere le proprie attività.
Ricorda che il cervello umano può processare e gestire un numero finito e (molto) limitato di informazioni.
Dimensione qualitativa delle informazioni
La dimensione qualitativa richiama l’accuratezza delle informazioni che circolano in azienda.
Più l’informazione è vicina all’attività da svolgere e più è ricca di particolari. Allo stesso modo, più l’informazione è lontana dall’attività da svolgere e più è un’informazione di carattere generale, priva (o con pochi) particolari.
Evita che la conoscenza di informazioni si traduca in un centro di potere occulto secondo il vecchio adagio che sapere è potere. In molte aziende è ancora così. C’è chi custodisce le informazioni per sé, le protegge dai colleghi e le usa solo a proprio beneficio. I centri di potere occulti vanno smantellati il più rapidamente possibile perché sono causa di pericolose inefficienze aziendali.
Come agire per dominare il flusso di informazioni
In alcune circostanze, può essere utile adoperare software progettati per la condivisione delle informazioni. Ma, quale che sia la scelta, il software resta lo strumento finale.
Prima del software,
- separa le informazioni necessarie da quelle accessorie,
- filtra le informazioni in base ai ruoli,
- disegna il flusso di massima.
Metti subito in pratica e prossimi passi – 1 minuto
Prendi carta e penna.
Fermati un istante in un ambiente il più possibile tranquillo dove ti senti a tuo agio.
Prendi un momento per rispondere per iscritto, d’istinto e con sincerità, alle seguenti domande:
- Qual è il principale processo aziendale sul quale vuoi soffermarti a riflettere?
- Quali colli di bottiglia presenta?
- Le informazioni necessarie sono disponibili a chi ne ha effettivamente bisogno, nella misura in cui ne ha necessità?
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Continua a leggere… l’anima dei numeri è la quarta dimensione di ogni impresa.
Bibliografia
Libri che ho scritto
Non sono uno scrittore.
Mi piace condividere la mia esperienza, perché credo che mettere a disposizione degli altri un po’ del proprio sapere, contribuisca a rendere il mondo del lavoro un posto migliore.
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Puoi apprendere molto da ciò che accade in aziende come la tua.
Scrivere non è il mio mestiere, ma lo faccio ugualmente per condividere la mia esperienza.
Paolo Balestra · senior HR Manager
Costruisco organizzazioni a prova di alibi in cui la produttività e il benessere sono in armonia.
Da “non è colpa mia” a chi – fa cosa – come – entro quando, ivi comprese le relazioni sindacali.
