Dotare l’azienda di un sistema di valutazione del personale basato su misurazioni oggettive delle prestazioni dei dipendenti è fondamentale per diversi motivi:
- Allineamento degli obiettivi personali con gli obiettivi aziendali
I risultati che l’azienda è in grado di produrre sono la somma delle capacità dei singoli all’interno del contesto in cui agiscono.
Può accadere che diversi reparti aziendali abbiamo differenti obiettivi, in alcuni casi confliggenti tra di loro.
Un sistema ben strutturato per misurare le prestazioni dei dipendenti aiuta, sia loro che l’impresa, a comprendere in che modo il loro lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Questo allineamento contribuisce a creare un comune senso di scopo e di direzione, aumentando la coesione e la collaborazione all’interno dei team e tra team differenti. - È la base per compiere decisioni informate in materia di gestione delle risorse umane
I dati raccolti attraverso la valutazione delle prestazioni forniscono informazioni preziose per prendere decisioni informate riguardo
– i percorsi di carriera,
– le promozioni,
– gli aumenti salariali,
– i piani di formazione e sviluppo,
e altre iniziative di gestione del personale.
Questo garantisce che le Persone vengano impiegate in modo efficiente, massimizzando per l’impresa il ritorno sull’investimento. - Miglioramento delle prestazioni individuali e di gruppo
Feedback regolari, strutturati, privi di giudizi e collegati ad elementi oggettivi di merito, consentono ai dipendenti di comprendere i propri punti di forza e le aree di miglioramento, incoraggiandoli a sviluppare le proprie competenze e a raggiungere obiettivi più ambiziosi.
Questo, a sua volta, si traduce in un miglioramento delle prestazioni complessive dell’azienda. - Identificazione e sviluppo dei talenti
Grazie alla valutazione delle prestazioni, l’azienda individua i dipendenti con un alto potenziale e può fornire loro le opportunità di crescita e di sviluppo necessarie per progredire nella loro carriera.
Questo favorisce la fidelizzazione dei talenti e contribuisce anche a creare una leadership preparata per affrontare ogni sfida. - Aumento del coinvolgimento
Un sistema di valutazione equo e trasparente, che riconosce e premia i risultati raggiunti, contribuisce a creare un ambiente di lavoro più coinvolgente.
I dipendenti conoscono il collegamento tra il proprio contributo e i risultati aziendali.
Ciò li fa sentire valorizzati e apprezzati, spingendoli a dare il meglio di sé.
Inoltre, un sistema di misurazione delle prestazioni può aiutare a identificare eventuali criticità in modo tempestivo, consentendo all’azienda di intervenire con azioni correttive prima che la situazione peggiori.
Questo contribuisce a ridurre il turnover dei dipendenti e a migliorare il clima aziendale.
I metodi più usati per misurare le prestazioni dei dipendenti
I metodi per misurare le prestazioni dei dipendenti si dividono in quantitativi, qualitativi e ognuno presenta vantaggi e svantaggi che vanno conosciuti e governati.
Metodi quantitativi
- Valutazione basata sugli obiettivi:
misura la distanza tra le attività in corso e l’obiettivo, e il suo raggiungimento. - Valutazione top – down:
il manager valuta i suoi collaboratori. - Valutazione a 360:
restituisce una visione più completa perché integra le informazioni raccolta dal manager, dai colleghi di pari livello e dai colleghi subordinati. - Metriche di prestazioni (KPI) collegate al ruolo: sono indicatori quantitativi chiave di prestazioni, specifici per ciascun ruolo.
Metodi qualitativi
- Autovalutazione:
il dipendente valuta se stesso evidenziando i propri punti di forza e le proprie aree di miglioramento, dal suo punto di vista personale. - Colloqui di feedback:
è un confronto strutturato tra il manager e il dipendente, sul lavoro svolto, basato su elementi oggettivi. - Osservazione diretta:
il manager osserva i collaboratori durante l’esercizio del suo ruolo, o lo svolgimento delle sue mansioni, per cogliere la modalità di lavoro, le interazioni con i colleghi e con altri (ad esempio con i clienti), il rispetto delle scadenze e degli impegni assunti.
Personalmente, suggerisco di utilizzare sistemi misti che forniscano una valutazione il più ampia possibile dei comportamenti, delle competenze e della qualità del lavoro svolto.
Cosa sono gli indicatori di prestazioni (KPI) dei dipendenti
Le prestazioni dei dipendenti sono la capacità degli stessi di svolgere le proprie mansioni, o il proprio ruolo, in modo efficace ed efficiente.
I fattori più utilizzati per misurare le prestazioni dei dipendenti sono:
- Qualità del lavoro.
- Efficienza.
Intesa come la quantità di lavoro svolto per unità di tempo. - Rispetto delle scadenze.
- Affidabilità.
- Autonomia.
- Lavoro di squadra.
- Capacità di comunicazione.
- Risoluzione dei problemi.
- Lavoro di squadra.
William Edwards Deming
Senza dati sei solo un’altra Persona con un’opinione.
Le principali fasi della valutazione delle prestazioni lavorative
- Progettazione del sistema di valutazione.
- Implementazione.
- Monitoraggio.
- Feedback e aggiustamenti.
Suggerisco che ogni fase venga affrontata perseguendo il massimo coinvolgimento possibile, affinché le Persone comprendano l’importanza del sistema di valutazione, non solo per l’azienda, ma anche per se stesse.
Quindi, non uno strumento di controllo o percepito come punitivo, ma una modalità di lavoro finalizzata ad una maggiore coesione, maggiore sinergia tra le Persone e facilitazione della crescita professionale e personale.
Modalità di lavoro che contribuisce a creare la cultura d’impresa che l’azienda desidera e che si presta alla costruzione di sistemi premianti di merito per premiare i risultati raggiunti, integrando il salario contrattuale con salario variabile aggiuntivo.
ESEMPIO
La Valutazione delle prestazioni è collegata alla Pagella professionale (individuale) o al PDR (Premio di risultato, collettivo) che a sua volta viene tradotto in un importo in busta paga.
Valutazione dei dipendenti: come iniziare
Il tema della valutazione dei dipendenti è già molto delicato di per sé. Lo diventa ancora di più se non fa ancora parte della cultura aziendale. Ogni cambiamento culturale va maneggiato con estrema cura.
Premesso che ogni progetto è un progetto a sé, le principali fasi per introdurre, senza frizioni con il personale, un sistema di valutazione sono:
- Allineamento tra e con i decisori aziendali (proprietà, imprenditore, dirigenti).
- Obiettivi del sistema di valutazione.
Cosa vuole ottenere l’azienda?
Non si valutano le Persone tanto per valutarle, ma per perseguire uno scopo più alto.
Ad esempio per incrementare la produttività, ridurre le inefficienze, migliorare la soddisfazione dei clienti, eccetera. - Coinvolgimento delle cosiddette prime linee, ovvero di chi ha responsabilità di coordinamento di altre Persone, spiegando loro il perché di questa scelta.
- Scegliere tra i tanti indicatori di prestazioni quelli più coerenti agli obiettivi da raggiungere.
Ogni quanto tempo fare una revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Non c’è un periodo prestabilito valido in assoluto perché la frequenza di revisione dipende da più fattori quali, ad esempio:
- la tipologia di mercato;
- il ruolo;
- le mansioni.
Suggerisco che la raccolta delle informazioni atta ad alimentare il sistema di valutazione abbia una frequenza mensile, mentre la revisione sia trimestrale.
A quali tipologie di aziende serve fare una valutazione del personale?
Tutte le imprese hanno necessità di sapere se e quanto i propri dipendenti sono produttivi, pertanto serve a tutte.
Volendo proprio fare dei distinguo, la valutazione del personale è particolarmente indicata per le aziende:
- di medie o grandi dimensioni, con un alto numero di collaboratori, il ché rende cruciale valutare le prestazioni per garantire efficienza e produttività, anche se in presenza di una struttura gerarchica snella.
- in rapida crescita, così che i talenti vengano individuati a partire da dati il più possibile oggettivi e sia più agevole il processo per prendere decisioni informate e consapevoli.
- che hanno incrementato l’organico in modo significativo in tempi brevi.
- in settori ad elevate prestazioni quali, ad esempio, finanza, consulenza, tecnologia, solo per citarne alcuni, dove la valutazione delle prestazioni è un elemento chiave per assicurare nel tempo il vantaggio competitivo dell’azienda.
- la cui cultura è incentrata sul miglioramento continuo.
- laddove vi siano ruoli che prevedono obiettivi chiari e misurabili, dove diventa uno strumento fondamentale per monitorare i progressi e fornire feedback strutturati e oggettivi.
- che investono nello sviluppo delle competenze dei dipendenti e nella crescita professionale degli stessi.
- dove il personale è soggetto a salario variabile nelle forme di premi di risultato, bonus, incentivi o altro.
- soggette a normative specifiche che impongono determinati standard qualitativi.
- in difficoltà,
dove è necessario comprendere e classificare gli sprechi per affrontarli e ridurli.
In sintesi, misurare le prestazioni dei dipendenti è rilevante per un’ampia gamma di aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal settore.
È particolarmente importante per le aziende che:
- Desiderano ottimizzare l’efficienza e la produttività.
- Vogliono attrarre, trattenere e sviluppare Persone di talento.
- Operano in ambienti competitivi e orientati alle prestazioni.
- Utilizzano sistemi di retribuzione basati sul merito.
- Devono rispettare specifiche normative o standard di settore.
> Leggi l’articolo che descrive i principali indicatori di prestazioni del personale.
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Paolo Balestra · senior HR Manager
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