Indicatori di prestazioni (metriche, KPI) delle Risorse Umane

Gli indicatori di prestazioni delle risorse umane sono misure quantitative utilizzate per valutare l’efficacia con cui l’azienda raggiunge i propri obiettivi di gestione del personale.

Gli indicatori di prestazione (KPI – Key Performance Indicators) sono strumenti di gestione essenziali perché aiutano le imprese a capire se stanno progredendo verso i loro obiettivi, quanto si discostano da essi e se li hanno raggiunti.

Caratteristiche principali degli indicatori di prestazioni

1- Quantificabili

Gli indicatori di prestazioni sono misurabili e permettono di quantificare il successo delle attività e dei processi aziendali.

2- Specifici

Gli indicatori di prestazioni sono specificamente progettati per riflettere gli obiettivi dell’azienda, pertanto possono variare da impresa a impresa e da un settore all’altro.

3- Allineati agli obiettivi

Gli indicatori di prestazioni sono strettamente allineati agli obiettivi a breve, medio e lungo termine dell’azienda e aiutano a tradurre questi obiettivi in azioni misurabili e monitorabili.

Gli indicatori di prestazioni sono strumenti fondamentali per il successo di ogni impresa perché consentono di:

• misurare le prestazioni,
• identificare le aree di miglioramento,
• prendere decisioni basate sui dati,

contribuendo così al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Quali sono le principali famiglie di indicatori di prestazioni delle Risorse Umane

Tra i tantissimi indicatori di prestazioni in ambito Risorse Umane, questo articolo propone una selezione delle metriche più utilizzate, fermo restando che è bene che ogni azienda scelga le proprie, in funzione del proprio business, delle caratteristiche del personale e degli obiettivi aziendali.

In questo articolo, descrivo queste cinque famiglie di metriche:

• metriche generali,
• metriche di onboarding,
• metriche della formazione,
• metriche di coinvolgimento,
• metriche di costo.

Metriche generali delle Risorse Umane

FTE (full time equivalent)

Unità di misura standardizzata che consente di mettere in relazione il numero di dipendenti con le prestazioni a tempo pieno, a prescindere dalla quantità di ore individuali contrattualizzate.

Ore lavorabili

Ogni CCNL (contratti collettivi nazionali di lavoro) indica le ore contrattuali che ciascun dipendente è tenuto a prestare.

Dalle ore contrattuali occorre sottrarre le ore che i dipendenti non sono tenuti a lavorare quali, a titolo di esempio: le festività, i permessi retribuiti, le ferie, i congedi parentali, eventuali altre assenze giustificate.

Per calcolare le ore lavorabili occorre sottrarre le ore non lavorabili dalle ore contrattuali.

Ore lavorate per dipendente

È la somma delle ore di effettivo lavoro.

Il termine “effettivo lavoro” non è una semplice somma perché la contrattazione aziendale o il regolamento aziendale possono stabilire cosa rientra nelle ore lavorate e cosa viene escluso.

Distribuzione del numero di dipendenti per età, genere, diversità etnica

L’età è utile per verificare l’avvicinamento del requisito pensionistico e provvedere per tempo ad integrare altro personale.

Etnie differenti possono avere esigenze differenti. Ad esempio, il personale di origine straniera potrebbe richiedere di concentrare tutte le ferie e i permessi in un unico momento dell’anno per effettuare un viaggio nel proprio paese d’origine.

Incidenti, infortuni e mancati infortuni sul lavoro

Costruire una cultura della sicurezza atta atta a tutelare la salute dei lavoratori dovrebbe essere un obiettivo di ogni azienda virtuosa.

A questo proposito, è necessario documentare il numero di incidenti, infortuni e mancati infortuni. Un incidente sul lavoro è un evento imprevisto e indesiderato che si verifica durante lo svolgimento dell’attività lavorativa e che può causare danni a persone, cose o all’ambiente. Gli incidenti possono essere causati da molteplici fattori, come errori umani, guasti tecnici, condizioni ambientali pericolose o mancato rispetto delle norme di sicurezza.

Per infortunio sul lavoro (fonte Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali) si intende ogni lesione originata, in occasione di lavoro, da causa violenta che determini la morte della persona o ne menomi parzialmente o totalmente la capacità lavorativa. Gli elementi integranti l’infortunio sul lavoro sono:

• la lesione,
• la causa violenta,
• l’occasione di lavoro.

Il mancato infortunio ha tutte le caratteristiche sopra descritte per l’infortunio ad eccezione della lesione. È la tipica situazione alla quale le Persone rispondono con “questa volta mi è andata bene”. Nell’ottica di apprendere e migliorare sempre è bene documentare anche queste casistiche.

Metriche di Onboarding

Il Processo aziendale di onboarding moderno non si limita, come avveniva in passato, all’accoglienza del neo assunto, ma si estende ricomprendendo le fasi di ricerca, selezione, ingresso e integrazione in azienda.

Tempo di assunzione

La quantità di giorni che intercorrono dal momento in cui l’azienda decide di assumere una certa figura professionale al momento in cui il processo di assunzione si completa.

Costo per l’assunzione

La quantità di denaro spesa sia all’interno che all’esterno (specialisti della ricerca e selezione) per portare a termine il processo di assunzione.

Qualità dell’assunzione

Ogni Persona porta con sé comportamenti, capacità e conoscenze più (o meno) in linea con i requisiti aziendali.

La qualità dell’assunzione misura quanto le caratteristiche del neo assunto aderiscono ai requisiti aziendali. Ciò definisce il punto di partenza della eventuale progressione di carriera futura.

Metriche della Formazione

Le metriche della formazione del personale sono indicatori che consentono di valutare l’impatto dei programmi di formazione erogati ai dipendenti per comprendere se la formazione ha

• raggiunto gli obiettivi prefissati,
• migliorato le competenze dei dipendenti,
• prodotto un ritorno positivo sull’investimento.

Incidenza della formazione per dipendente

Viene calcolata dividendo il costo totale sostenuto per la formazione in un determinato periodo per il numero di dipendenti che hanno partecipato.

Il costo totale della formazione si riferisce sia alle spese dirette che indirette della formazione come, ad esempio: materiali didattici, formatori, enti, affitto di sale, trasferte, ecc…

Efficacia (qualità) della formazione

Uno dei modelli più utilizzati per misurare l’efficacia della formazione è il modello di Kirkpatrick che fa uso di quattro criteri:

1- Reazione
Misura la soddisfazione dei partecipanti rispetto all’esperienza formativa con questionari di feedback, sondaggi o interviste per raccogliere le opinioni dei dipendenti.

2- Apprendimento
Valuta l’acquisizione di conoscenze, abilità e competenze da parte dei partecipanti con test, quiz, simulazioni o valutazioni pratiche di verifica dell’apprendimento.

3- Comportamento
Misura il cambiamento effettivo nel comportamento dei dipendenti sul posto di lavoro a seguito della formazione, con osservazione diretta, feedback dei colleghi o dei superiori, o autovalutazioni per valutare l’acquisizione delle competenze.

4- Risultati
Misura l’impatto della formazione sulle prestazioni aziendali, come l’aumento della produttività, la riduzione dei costi, il miglioramento della qualità o della soddisfazione dei clienti, con indicatori di prestazioni (KPI) specifici per quantificare i risultati raggiunti.

Metriche di Coinvolgimento

Le metriche di coinvolgimento del personale sono strumenti fondamentali per valutare il livello di benessere e motivazione dei dipendenti all’interno dell’azienda.

Soddisfazione dei dipendenti

Misura il grado di appagamento dei dipendenti rispetto al loro lavoro, all’ambiente lavorativo e alle relazioni con colleghi e superiori. Può essere valutata attraverso sondaggi, questionari o interviste, indagando aspetti come il clima aziendale, le opportunità di crescita, il riconoscimento del lavoro svolto e il livello di autonomia.

Coinvolgimento dei dipendenti

Valuta il grado di partecipazione attiva e proattività dei dipendenti nel lavoro, la loro identificazione con i valori aziendali e la loro volontà di contribuire al successo dell’azienda. Può essere misurato attraverso l’osservazione del comportamento, la partecipazione a iniziative aziendali, la propositività e l’assunzione di responsabilità.

Tasso di rotazione (turnover)

Indica la percentuale di dipendenti che lasciano l’azienda in un certo periodo di tempo. Un elevato tasso di turnover può essere sintomo di problemi di coinvolgimento, insoddisfazione o mancanza di opportunità di crescita. Il turnover può essere analizzato in base a diverse variabili, come anzianità, ruolo, reparto o motivazioni dell’abbandono.

Tasso di assenze (assenteismo)

Misura la frequenza e la durata delle assenze dei dipendenti dal lavoro, sia per malattia che per altri motivi. Un elevato tasso di assenteismo può essere un segnale di scarso coinvolgimento dei dipendenti.

Metriche di Prestazione e Sviluppo

Produttività per dipendente

La produttività per dipendente è un indicatore chiave di prestazioni (KPI) che misura l’efficienza con cui i dipendenti contribuiscono alla produzione di beni o servizi all’interno dell’azienda. Esistono diversi metodi per calcolare la produttività per dipendente, a seconda del tipo di attività svolta e degli obiettivi aziendali.

Esempio

1- Produzione totale / Numero di dipendenti
Questo metodo è il più semplice e diretto. Si calcola dividendo la produzione totale (in termini di quantità di beni prodotti, servizi erogati o fatturato generato) per il numero di dipendenti coinvolti nel processo produttivo.

2- Valore aggiunto / Numero di dipendenti
Il valore aggiunto è la differenza tra il valore della produzione e il costo dei beni e servizi intermedi utilizzati nel processo produttivo. Questo metodo tiene conto del contributo effettivo del dipendente alla creazione di valore per l’azienda.

3- Output / Input
Questo metodo è più generale e può essere applicato a diverse tipologie di attività. L’output rappresenta il risultato del lavoro svolto (ad esempio: numero di clienti serviti, progetti completati, fatturato generato), mentre l’input rappresenta le risorse utilizzate (ad esempio, ore lavorate, materiali utilizzati, costi sostenuti).

Alcune considerazioni:

• La produttività per dipendente può essere influenzata da diversi fattori, come la tecnologia utilizzata, la qualità dei materiali, la formazione dei dipendenti e il clima aziendale.
• È importante scegliere il metodo di calcolo più appropriato in base al tipo di attività svolta e agli obiettivi aziendali.
• È utile confrontare la produttività per dipendente con gli indicatori di settore per valutare la competitività dell’azienda.

Metriche di costo

Incidenza del costo dei dipendenti

Misura il peso del costo totale del personale rispetto al fatturato oppure al margine di contribuzione. Questo indicatore di prestazioni fornisce informazioni preziose sulla sostenibilità economica della gestione delle risorse umane.

Varia a seconda del settore di appartenenza e del modello di business dell’azienda. A grandi linee, un’incidenza elevata può indicare che l’azienda sta investendo molto nel proprio personale, ma potrebbe anche segnalare una scarsa efficienza nella gestione delle risorse umane o una bassa produttività dei dipendenti.

Il costo totale del personale comprende non solo gli stipendi lordi, ma anche tutti gli oneri accessori, come i contributi previdenziali e assicurativi, il trattamento di fine rapporto (TFR), eventuali bonus e premi, i benefit aziendali (assicurazione sanitaria, buoni pasto, auto aziendale, telefonico, personal computer, ecc.), i costi per la formazione e l’aggiornamento professionale, i costi dei dispositivi di protezione individuale, i costi sostenuti per il reclutamento e la selezione.

Costo medio per dipendente

È un indicatore di prestazioni che rappresenta l’investimento medio sostenuto dall’azienda per ciascun collaboratore in un periodo specifico, solitamente un anno.

Questo valore si ottiene dividendo il costo totale del personale per il numero di dipendenti.

Varianza del budget Risorse Umane

È un indicatore di prestazioni che misura la differenza tra il budget stanziato per le risorse umane e quanto effettivamente speso in un determinato periodo.

Mette in evidenza se l’azienda sta rispettando le previsioni di spesa per il personale o se ci sono degli scostamenti.

La varianza del budget risorse umane può essere sia positiva che negativa.

Varianza positiva
L’azienda spende meno del previsto per le attività inerenti le risorse umane. Questo può essere un segnale di efficienza nella gestione delle risorse, ma potrebbe anche indicare che alcune attività non sono state svolte o sono state rimandate.

Varianza negativa
L’azienda spende più del previsto. Questo può essere dovuto a fattori imprevisti, come l’aumento dei costi del personale (ad esempio con un inatteso rinnovo contrattuale) o la necessità di assumere nuovo personale, ma potrebbe anche segnalare una mancanza di controllo sui costi.

La Varianza del budget risorse umane è un indicatore utile per:
1- verificare se l’azienda sta rispettando il budget e di individuare eventuali scostamenti;
2- analizzando le voci di spesa che hanno contribuito alla varianza è possibile individuare le cause degli scostamenti e adottare misure correttive;
3- fornisce informazioni utili per migliorare la precisione delle previsioni di spesa future;
4- una varianza positiva può indicare una buona gestione dei costi, mentre una varianza negativa potrebbe segnalare la necessità di migliorare l’efficienza dei processi HR.

Costo dei processi Risorse Umane

L’indicatore di prestazioni “Costo dei processi Risorse Umane” aiuta l’azienda a valutare l’efficienza economica della gestione delle risorse umane. Misura il costo totale associato ai processi HR, come ad esempio il reclutamento, l’assunzione, la gestione delle buste paga, la formazione, la gestione delle prestazioni, e altro ancora.

Per calcolare questa metrica, è necessario sommare tutti i costi diretti e indiretti associati a ciascun processo HR. Come?

1- identifica tutti i processi da analizzare;
2- raccogli i costi diretti (personale dedicato alle risorse umane, software, annunci di lavoro, agenzie, formazione, paghe);
3- raccogli i costi indiretti (tempo dedicato dai manager all’ambito risorse umane, uso di spazi aziendali e altri costi operativi);
4- somma i costi diretti e i costi indiretti e ottieni il costo totale.

Benefici dovuti all’utilizzo di questa metrica:

1- migliore allocazione delle risorse economiche;
2- efficienza dei processi risorse umane;
3- migliore comprensione dei costi e conseguente migliore pianificazione;
4- migliore rendimento del personale;
5- decisioni strategiche basate su dati solidi.

Conclusioni

Le metriche descritte non esauriscono l’argomento.

In azienda, le metriche vanno scelte alla luce del contesto di riferimento (sia interno che di mercato, del settore di appartenenza e degli obiettivi (sia strategici che operativi) dell’impresa.

Questi indicatori di prestazione consentono di effettuare misure che riguardano l’aderenza (o meno) del percorso intrapreso verso gli obiettivi specifici e il loro raggiungimento.

Adesso, fai tesoro di quanto appreso e metti in pratica per individua quali sono le metriche più aderenti alla tua azienda.

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