Mai più riunioni inutili o con effetto rapimento mettendo in pratica questi semplici suggerimenti immediatamente applicabili
Almeno una volta nella propria vita lavorativa, tutti quelli che lavorano in azienda da un po’ hanno sperimentato quel mix di sgradevoli sensazioni dovute all’effetto rapimento, per essere catapultati all’ultimo secondo in una riunione di cui non si conosce l’ordine del giorno, i partecipanti e le ragioni per cui si è stati chiamati, e al senso di inutilità quando durante l’assise alcuni dicono la loro saltando da un argomento all’altro in modo sconfusionato, altri si guardano intorno e tacciono, tutti pensano a quello che avrebbero dovuto fare piuttosto che essere li, e alla fine ci si saluta senza che nessuno abbia deciso niente e con un frase che rimbomba nella testa:
“ma cosa mi hanno chiamato a fare? Ho perso un sacco di tempo!” o qualcosa del genere.
Quali sensazioni producono le riunioni mal gestite
Quando le riunioni non vengono adeguatamente pianificate, organizzate e gestite, nel breve producono senso di fastidio e arrabbiature causate da perdita di tempo e, nel medio periodo, perdita di reputazione per chi le convoca e conseguentemente per l’azienda stessa.
Quali sono i gruppi di Persone coinvolti
Le Persone coinvolte possono essere raggruppate in quattro macro differenti insiemi:
- chi convoca è la Persona con la responsabilità più alta che ritiene utile coinvolgere alcuni tra i propri colleghi e collaboratori per confrontarsi su alcuni argomenti.
- chi partecipa avendo cura di suddividere chi si presenta puntuale da chi arriva in ritardo.
- chi è assente e ha un motivo valido per esserlo. Ad esempio chi, al momento della riunione, è assente dall’azienda a vario titolo (trasferta, ferie, permesso, malattia, ecc…)
- chi diserta inteso come quelle Persone che pur essendo in azienda non si presentano, non si sa cosa stiano facendo né tantomeno dove siano in quel momento.
Per quanto riguarda gli aspetti organizzativi, ogni riunione che si rispetti può essere suddivisa in tre principali fasi: prima, durante e dopo.
1 – Fase Prima
Chi convoca la riunione ha il compito di:
- Decidere l’ordine del giorno, ovvero gli argomenti da affrontare. Suggerimento: pochi argomenti e il più possibile coerenti o collegati tra loro.
- Decidere (o concordare) la data e l’ora di inizio e di fine.
- Stabilire lo scopo della riunione. Viene convocata per allineare i presenti? Oppure per prendere una decisione finale? Oppure mettere in priorità le prossime azioni da compiere? Quale che sia il motivo, occorre che sia chiaro e privo di equivoci.
- Fissare poche e semplici regole per un corretto svolgimento. Suggerimento: si inizia puntuali, telefoni silenziati (meglio in modalità aereo), tutti hanno diritto di parola e tutti hanno il dovere di parlare, niente eterni monologhi ma interventi precisi nel merito così che ciascuno fornisca il proprio punto di vista effettivo.
- Se a supporto della riunione ci sono dei documenti, occorre che vengano sintetizzati resi comprensibili a tutti.
- Invitare solo le Persone strettamente necessarie, a mezzo email, indicando chiaramente ordine del giorno, scopo, la data, il luogo, l’orario di inizio e di fine, le regole e allegando eventuali documenti.
2 – Fase Durante
Chi convoca la riunione fa una breve apertura ricordando:
- La missione dell’azienda
(è quella frase che identifica l’agire quotidiano allo scopo di concreta la visione dell’azienda). - Le regole della riunione, ad esempio:
- iniziamo puntuali,
- telefoni in modalità aereo,
- chi non si è preparato e chi non ha letto gli allegati è tenuto a lasciare la stanza,
- a rotazione tutti parlano (degli argomenti all’ordine del giorno e in caso di altri argomenti verranno trattati in un’altra prossima riunione) facendo interventi precisi nel merito dell’ordine del giorno così da capire ciascun punto di vista,
- la durata della riunione (in genere 45 minuti sono più che sufficienti), il numero di partecipanti e il tempo pro capite, considerando qualche minuto per l’introduzione e le conclusioni,
- mentre uno parla gli altri ascoltano e le eventuali domande si fanno alla fine di ogni intervento.
- Lo scopo per cui è stata convocata quella riunione.
- L’ordine del giorno con una breve quanto neutra introduzione sugli argomenti. Tutti saranno allineati e nessuno sarà in grado di conoscere la nostra opinione.
- Chi ha la responsabilità minore parla per primo. In questo eviteremo che Persone autorevoli orientino le opinioni di chi è in attesa del proprio turno per dire la sua.
- Chi mostra evidenti segnali di insofferenza (stamburella con le mani sul tavolo, picchietta con i piedi a terra, sbuffa, guarda ovunque tranne che il relatore) viene invitato ad avere un comportamento adatto e proattivo.
- Sentite le opinioni di tutti, chi ha convocato la riunione ha il dovere di concludere i lavori con chiarezza. Se la riunione è stata convocata per compiere una decisione, ma non ci sono le condizioni, occorre dirlo con franchezza e rimandare ad un altro momento (reale) quella decisione.
3 – Fase Dopo
Chi ha convocato la riunione, o chi per esso, redige un breve riepilogo con gli elementi chiave emersi, gli impegni presi da ciascuno e lo invia per email a tutti gli invitati.
A scanso di equivoci, gli impegni presi sono azioni concrete che aiutano a mandare avanti i progetti per raggiungere la fase successiva.
Concludere una riunione con un debriefing è una buona pratica che porta solo benefici.
Scarica la Check-List Riunioni Efficaci
Conclusioni
Contesto, credibilità, educazione e rispetto sono i quattro tasselli principali per far funzionare ogni riunione, sia che si svolga in presenza che in remoto.
Credibilità equivale a quanto ti sei preparato prima della riunione e ti sei prodigato per farla funzionare a dovere.
Educazione e rispetto equivalgono al modo con cui ti relazioni con i partecipanti e accetti che gli altri si relazionino tra loro e con te.
La credibilità è la naturale conseguenza del modo con cui vengono gestite tutte le fasi della riunione. Credibilità della riunione e, soprattuto, di chi l’ha convocata.
La check-list che mette nero su bianco le tre fasi (prima, durante e dopo) con tutte le attività per realizzare una riunione efficace è riservata agli iscritti alla newsletter Zero Alibi Plus.
Puoi apprendere molto da ciò che accade in aziende come la tua.
Scrivere non è il mio mestiere, ma lo faccio ugualmente per condividere la mia esperienza.
Libri che ho scritto
Non sono uno scrittore.
Mi piace condividere la mia esperienza, perché credo che mettere a disposizione degli altri un po’ del proprio sapere, contribuisca a rendere il mondo del lavoro un posto migliore.
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Paolo Balestra · senior HR Manager
Costruisco organizzazioni a prova di alibi in cui la produttività e il benessere sono in armonia.
Da “non è colpa mia” a chi – fa cosa – come – entro quando, ivi comprese le relazioni sindacali.
