Come superare le principali paure dei processi aziendali

Introdurre i processi aziendali potrebbe far emergere una serie di paure che è bene conoscere e anticipare affinché tutto vada a buon fine.
Lo stesso accade durante le revisioni periodiche di processi aziendali esistenti.

Schemi ricorrenti

Nella maggioranza delle imprese le Persone sono concentrate sulle attività che svolgono giorno per giorno, per abitudine, senza una direzione chiara e senza farsi troppe domande. Questo accade sia per le imprese che hanno introdotto i processi aziendali, ad esempio nel corso di una certificazione ISO, che per quelle che sono sprovviste di processi aziendali.

Quale che sia il livello di evoluzione dell’impresa, c’è chi inizia a riconoscere schemi ricorrenti. Di lì a poco, le Persone saranno chiamate a misurarsi con una serie di paure altrettanto ricorrenti. Nella mia esperienza in azienda ne ho individuate sette.

Esempi di schemi ricorrenti. Accompagnare un nuovo contatto nella conoscenza dell’impresa, dei prodotti, dei servizi e, soprattutto, dei benefici che i prodotti e servizi gli procurano, fino a trasformarlo in un cliente soddisfatto avviene secondo uno schema ricorrente per ciascun commerciale.

Relazionarsi in modo equo, corretto e trasparente con i propri collaboratori è uno schema ricorrente per costruire rapporti stabili nel tempo e alimentare la fiducia dei dipendenti verso l’impresa stessa.

Consegnare i prodotti e i servizi ordinati dal cliente nei modi e nei tempi convenuti è uno schema ricorrente.

Ciò che le Persone chiamano comunemente “schema ricorrente” o pattern (per chi gradisce l’inglese) è un processo aziendale.

Definizione di processo aziendale tratta dal Libro Processi aziendali semplici, davvero! Basta caos in azienda.

I processi aziendali sono una sequenza ordinata di azioni ripetibili e documentate che, sotto la supervisione di un responsabile, trasformano le informazioni di ingresso in informazioni in uscita al fine di ottenere un risultato certo.

Paolo Balestra

Ed ora, veniamo alle sette paure più comuni con le quali le Persone si misurano durante l’introduzione, o la revisione, dei processi all’interno dell’impresa.

La paura sale con i processi aziendali

L’implementazione dei processi aziendali è un’attività di per sé astratta.

Un macchinario lo vedi. Lo tocchi. Emette dei suoni. Fa rumore.

Al contrario, non puoi interagire con i processi aziendali attraverso i sensi.

Non li puoi vedere.

Non li puoi sentire.

Non li puoi annusare.

Non li puoi gustare.

Non li puoi provare, o toccare con mano, se non alla fine dell’intera stesura.

Tutto ciò che non può essere determinato dai sensi resta avvolto in un’aura di incertezza.

La paura di buttare via i soldi con i processi aziendali

L’imprenditore sente sulla propria pelle una sensazione di irresolutezza, che accende il suo senso di responsabilità verso sé stesso, l’azienda, i propri collaboratori e tutte quelle Persone che gli sono vicino.

Per questo motivo prima di fare un investimento, correndo il rischio di buttare dei soldi, riflette sulle sue scelte in maniera approfondita.

Tuttavia, proprio quel senso di responsabilità che appartiene a chi fa impresa, lo aiuta a superare le paure.

È evidente che c’è una componente di rischio. Fare impresa significa correre dei rischi, specialmente nel nostro amato Paese.

Quindi, per l’azienda sarebbe meglio non prendere nessuna scelta?

In altre parole, quanto costa all’azienda restare esattamente com’è, senza processi aziendali?

Costa in termini di:

1. dimenticanze;
2. azioni svolte in modo inappropriato;
3. disomogeneità nei lavori da compiere;
4. informazioni parcellizzate;
5. competenze imprigionate nella testa di qualcuno e non condivise;
6. scarsa chiarezza;
7. dipendenze dell’azienda verso alcuni collaboratori;
8. errori che si susseguono senza capirne il perché;
9. tensioni crescenti tra i collaboratori;
10. scarsa collaborazione;
11. inefficacia, intesa come il mancato raggiungimento di obiettivi;
12. inefficienza, intesa come l’impiego di più risorse del dovuto per raggiungere gli obiettivi.

Restare in balia dello status quo ha un costo enorme: è una zavorra che impedisce alle aziende di prosperare.

Le imprese incapaci di compiere una scelta restano al palo, costrette a combattere con tutti quei costi appena elencati.

Al contrario, quelle che decidono di sviluppare i processi aziendali godono di un vantaggio competitivo e sono pronte a superare velocemente la concorrenza.

Il rischio d’impresa può essere minimizzato implementando inizialmente i processi aziendali in un solo dipartimento. È una scelta tanto semplice quanto prudente che permette di valutare il ritorno dell’investimento già nel breve periodo.

Un’altra opzione per ridurre i rischi è quella di scegliere un partner affidabile, ovvero un professionista senior che conosca a fondo i processi aziendali, con cui si può cooperare nel medio termine, con un’esperienza almeno decennale in più settori.

Il valore della sua esperienza, la conoscenza delle norme e la capacità di coniugare Persone e processi aziendali costituiscono un enorme vantaggio per l’azienda.

Grazie a questi accorgimenti l’imprenditore riduce drasticamente la paura di gettar via denaro.

Paura di perdere potere con i processi aziendali

Un giorno la paura bussò alla porta.
Il coraggio andò ad aprire e non trovò nessuno.

Martin Luther King

Per fare impresa servono almeno due tipi di potere.
Il potere della conoscenza e il potere della posizione.

Sapere è potere

Più cose conosci e più potere hai verso gli altri.
Trasferire le conoscenze ad un’altra Persona potrebbe essere “rischioso” perché potresti perdere del potere nei suoi confronti.

Nel caso dei processi aziendali questa paura si amplifica, in quanto essi riguardano il funzionamento preciso dell’azienda.

Potere della posizione

Un altro potere deriva dalla posizione: essere il proprietario dell’azienda, l’amministratore delegato, avere un determinato titolo di studio oppure un certo cognome nel caso delle imprese di famiglia, pone quella Persona in una posizione di vantaggio rispetto ad altri.

Ad esempio, i figli dell’imprenditore ricopriranno in azienda un certo ruolo in quanto “figli”. Tuttavia, si spera che la posizione ottenuta sia anche in virtù dei meriti e non unicamente per discendenza.

I processi aziendali non minano direttamente il potere della posizione. L’imprenditore continuerà ad essere tale in virtù delle quote possedute in azienda, così come i figli, grazie al cognome che portano. Nonostante ciò, questo potere può essere intaccato indirettamente attraverso la credibilità, la reputazione e il prestigio.

La paura di perdere il potere è collegata al desiderio di mantenere il controllo su situazioni, Persone e decisioni.

Chi detiene il potere ha sempre l’ultima parola e la capacità di dirigere le cose a modo proprio, nella direzione desiderata.

Il controllo conferisce una sensazione di sicurezza e stabilità, poiché offre la possibilità apparente di gestire le variabili in gioco.

Se tale controllo non fosse ben saldo diminuirebbe il tuo livello di sicurezza e ti sentiresti più vulnerabile. In fondo, nessuno ama sentirsi troppo esposto alle incertezze.

Perdendo potere si perde influenza verso gli altri.

Non sei più tu a decidere, ma è il processo stesso che indica cosa fare, quando farlo, chi lo fa e, soprattutto, cosa si ottiene alla fine.

Per molti, potere è rispetto. In tanti credono (erroneamente) che la mancanza di potere comporti perdita di rispetto da parte degli altri. Si tratta di un pensiero pericoloso, capace di erodere giorno dopo giorno, il proprio livello di autostima.

Per fortuna, anche a questa paura c’è rimedio.

Paura di esporsi mettendo nero su bianco i processi aziendali

Ho imparato che il coraggio non è l’assenza di paura, ma il trionfo su di essa. L’uomo coraggioso non è colui che non prova paura, ma colui che vince quella paura.

Nelson Mandela

La paura di esporsi può essere paragonata alla sensazione che molti provano  salendo su un palcoscenico per la prima volta. La luce potente dei riflettori punta su di te e il pubblico assiepato nelle sue comode poltroncine è pronto a scrutare ogni tuo movimento e parola.

Ti senti come un equilibrista che tenta di camminare su un filo sospeso tra giudizio e accettazione. Ti affanni per cercare il giusto compromesso tra ciò che sei e ciò che gli altri potrebbero pensare di te.

Gli spettatori sono in attesa della tua prossima mossa e si domandano: “E adesso cosa farà?”.

L’agitazione ti assale e ti ritrovi a balbettare parole nella speranza di non essere sottoposto alla gogna del giudizio del pubblico. Un vortice di pensieri crea scompiglio nella tua testa:

“Cosa penseranno se dico questo?”

“E se la mia voce tremasse?”

“Forse dovrei cercare di sembrare più sicuro?”

Si, dovresti. E tra poco scoprirai in che modo.

La paura di esporsi può essere paralizzante: è come restare intrappolati in un loop, in cui ti trasformi nel giudice più severo di te stesso.

Ti preoccupi che il tuo abbigliamento non sia all’altezza, che la tua voce possa tradire ansia, che le tue idee non siano abbastanza buone, interessanti o esposte in modo adeguato agli altri.

Ti ritrovi in bilico su un’altalena emotiva, oscillando tra rari momenti di fiducia incrollabile e molti lunghi istanti di paura travolgente.

Una vocina interiore ti sussurra di non essere all’altezza, di non aver nulla di interessante da dire e inoltre, quel poco che dirai, sarà giudicato senza pietà dagli altri.

In pratica, un critico implacabile ha preso residenza nella tua mente,

mettendo in dubbio ogni tua mossa e minando nel tempo la tua autostima.

Ma sai una cosa?

In azienda, e non solo in questo contesto, tutti si sono sentiti così almeno una volta prima di esporsi davanti ad altri.

Davanti a noi abbiamo due possibilità: restare bloccati in questo turbinio di negatività oppure iniziare a valutare certi pensieri e sensazioni semplicemente per quel che sono.  Le preoccupazioni fanno parte della nostra natura, così come il timore di esser giudicati dagli altri.

Ogni volta che all’idea di esporti l’ansia bussa alla tua porta, ricorda prima di tutto di essere umano.

Tutti abbiamo paure e insicurezze, ma sono proprio queste caratteristiche che ci rendono umani e autentici.

Esporsi è un passo verso la crescita personale e, anche se può sembrare spaventoso, può condurti a scoprire parti di te, di cui nemmeno sapevi l’esistenza. Quindi, sì, potresti “tremare” un po’, ma al tempo stesso stai tracciando la strada per essere finalmente te stesso, senza paure, inibizioni o  maschere.

Proprio nei momenti di vulnerabilità (solo apparente), potresti scoprire quanto gli altri ti accolgono esattamente per ciò che sei, nella tua autenticità.

Anche a questa paura c’è rimedio.

Paura del giudizio con i processi aziendali

Per chi ha paura, tutto fruscia.

Sofocle

Descrivere i processi aziendali è un po’ come mettere a nudo l’impresa: in un attimo ti ritrovi catapultato fuori dalla tua zona di comfort.

Ciò che provi è normale.

La paura del giudizio è una conseguenza della paura di esporsi.

Mettere i processi aziendali nero su bianco, anche magari solo in uno schizzo approssimativo, con qualche sbavatura qua e la, ti farà indubbiamente sentire allo scoperto.

Prima o poi qualcuno li vedrà e di conseguenza verrai giudicato.

Ognuno di noi si ritrova costantemente a giudicare gli altri.

È normale, fa parte dell’evoluzione umana e serve a darci un’idea di chi abbiamo intorno. Siamo circondati da amici o nemici?

Allo stesso tempo nessuno ama farsi giudicare dagli altri. Nemmeno tu. E anche questo è normale.

Chi dice di fregarsene del parere altrui, mente a se stesso ed anche agli altri.

Siamo essere sociali e non possiamo fare a meno delle relazioni: la nostra evoluzione, in quanto Persone, è stata determinata grazie al confronto con i nostri simili.

Quest’ultimo si concentra raramente sul merito, bensì si sposta sull’identità e sulla Persona trasformandosi in una possibile fonte di disagio.

Nessuno di noi vorrebbe che la propria identità professionale o personale venisse messa in discussione.

Il giudizio prende forma e si sostanzia in tua assenza: rappresenta lo spazio di tempo in cui gli altri hanno l’opportunità di esprimere senza freni il proprio parere sulla tua Persona e sul tuo operato.

La cosa peggiore è che tenteranno di imporre il proprio punto di vista ed a reclutare dei “seguaci” delle loro opinioni. Tuttavia, tu, come qualunque altra Persona, mal tolleri chi la pensa diversamente da te.

Ti continui a domandare: “Chissà cosa penseranno?”

Già, chissà. I dubbi instillati dalla possibilità di essere giudicati male dai tuoi  collaboratori rischiano di incrinare giorno dopo giorno l’autostima.

Anche a questa paura c’è rimedio.

Paura delle critiche con i processi aziendali

La paura è il muro più alto.

Dudley Nichols

Nella filosofia di Immanuel Kant (22 aprile 1724 – 12 febbraio 1804) la critica è definita come il processo attraverso il quale la ragione umana prende coscienza dei propri limiti.

Questa è a sua volta parte della logica, ovvero la facoltà dell’intelletto che consente di esaminare e valutare l’operato delle Persone e i risultati ottenuti. Ci permette di scegliere, distinguere e separare il vero dal falso, il certo dal probabile, il bello dal brutto, il buono dal cattivo, e così via. Di conseguenza, la logica ci consente anche di esprimere giudizi.

Al di là della filosofia e delle definizioni,  nella vita quotidiana le critiche sono in grado di colpire i nervi scoperti, mettendo a dura prova la sensibilità e lasciandoti in bocca l’amaro gusto del rammarico.

Inoltre, le critiche spesso non sono dirette e per tale motivo evadono il diritto di replica.  Le “malelingue” sono striscianti e solitamente arrivano alle tue orecchie attraverso il brusio del vociferare degli altri, ovvero il celebre “sentito dire” che non lascia tracce dei colpevoli.

In materia di processi aziendali, quali saranno le critiche più comuni a cui sarai sottoposto? Eccole qui:

• I processi aziendali non servono a niente.
• I processi aziendali sono solo scartoffie.
• Io conosco il mio lavoro. Non ci vorrà mica tutti fatti con lo stampino?
• Nessuno fa uso dei processi aziendali nel nostro settore.
• Sta perdendo tempo. Farebbe meglio a venire qui e dare una mano.
• Scrive i processi aziendali, ma si rende solo ridicolo.

Anche a questa paura c’è rimedio, così come c’è rimedio a tutte le critiche.

Paura di sbagliare con i processi aziendali

Finché il sapere è rinchiuso nella tua testa, rimane tuo. Si manifesta all’esterno quando spieghi come svolgere un’attività e – perché no – anche quando fai la ramanzina a qualche collaboratore, reo di non aver agito come ti aspettavi.

Quando però le conoscenze vengono messe per iscritto le cose cambiano. Il tuo sapere diventa in qualche modo a disposizione di tutti ed un mix di preoccupazioni iniziano rapidamente a crescere dentro te. La paura di sbagliare si mescola con quella del giudizio. Sarai in grado di gestire le conseguenze innescate da un possibile errore?

Alcune categorie professionali convivono quotidianamente con questa paura. Sanno che l’errore non porta con sé necessariamente qualcosa di negativo. Anzi, dallo sbaglio si può portare a casa qualcosa di buono: l’importante è riuscire a fare tesoro degli insegnamenti evidenziati dall’errore stesso.

A riguardo, ricordo con grande piacere uno dei mantra insegnati alle mie bimbe durante le lezioni di yoga alla Scuola “senza zaino” primaria Marconi, San Bernardino di Lugo (Ra).

Imparo dall’errore per diventare migliore.

Maestra Cristina Bini

Invece, ci sono Persone che hanno un rapporto conflittuale con l’errore. Davanti ad una scelta sbagliata sentono il peso della responsabilità  e temono le conseguenze che potrebbero scaturire dalle loro azioni. A tutto ciò si aggiunge la preoccupazione di dover fornire innumerevoli giustificazioni ed il disagio di rendere conto a qualcuno.

Chi ha paura di sbagliare, da cosa si protegge?

Di solito non spaventa l’errore in sé, ma le conseguenze che ne potrebbero seguire.

Nessuno ama essere additato come il colpevole: il pensiero di essere demansionato, o peggio ancora licenziato, così come la perdita di credibilità e di reputazione, vengono percepiti come eventualità che mineranno negativamente il futuro e la carriera del malcapitato.

Anche a questa paura c’è rimedio. E ricorda:

L’errore è solo una pietra su cui costruire i futuri successi.

Paolo Balestra

Paura che i processi aziendali riducano la creatività e il morale

I processi aziendali possono venire percepiti come un tentativo di standardizzare il flusso di lavoro (ed in parte è così), limitando lo spazio per l’innovazione personale e la spontaneità (no, niente di tutto questo).

La nuova operatività aziendale potrebbe creare nei dipendenti una sensazione di sminuimento. Infatti, piuttosto che percepirsi come elementi fondamentali e creativi dell’azienda, potrebbero sentirsi semplicemente come gli ingranaggi privi di autonomia di un sistema più grande,

Creatività in azienda non significa solo promuovere nuove idee: rappresenta anche un fattore essenziale per la soddisfazione e il benessere delle Persone. Quando queste ultime sono consapevoli di avere lo spazio e la libertà per esplorare nuove soluzioni e approcci, tendono a sentirsi più apprezzate e coinvolte nel loro lavoro. Ciò non solo aumenta la produttività, ma contribuisce anche a un ambiente lavorativo più positivo e stimolante.

Tuttavia, l’adozione di processi aziendali strutturati può inizialmente sembrare in contrasto con questo spirito di libertà creativa. La loro standardizzazione e formalizzazione viene spesso erroneamente interpretata come un tentativo di limitare la libertà individuale e di imporre un approccio uniforme e rigido al lavoro. Di conseguenza, il morale dei dipendenti rischia di subire un calo, con impatti negativi sulla produttività e sulla qualità del lavoro.

In questo contesto, il ruolo dell’imprenditore è fondamentale per spegnere le paure dei propri dipendenti. Il primo passo è comunicare in modo chiaro gli obiettivi e i vantaggi dei processi aziendali. È importante porre l’accento sul fatto che questi non soffocheranno la creatività, anzi la indirizzeranno in modo più efficiente, eliminando gli ostacoli burocratici e organizzativi che spesso impediscono la realizzazione delle idee innovative.

Inoltre, è altrettanto essenziale coinvolgere i dipendenti in tutto il processo di implementazione dei nuovi sistemi. Ciò vuol dire non solo ascoltare le preoccupazioni e i suggerimenti, ma anche incoraggiarli a partecipare attivamente alla definizione dei processi aziendali.

Una collaborazione proattiva tra imprenditore e collaboratori garantisce l’introduzione di un sistema tanto flessibile quanto adattabile alle diverse esigenze e stili di lavoro, mantenendo allo stesso tempo uno spazio per la creatività individuale e di gruppo.

Per coinvolgere attivamente i dipendenti è necessario dar vita a spazi in cui possano esprimere liberamente le proprie idee che vengano prese realmente in considerazione. Tale obiettivo può essere raggiunto attraverso l’organizzazione di incontri regolari, sessioni di brainstorming o piattaforme interne dedicate allo scambio di idee.

Questi luoghi di dialogo funzionano da valvola di sfogo per le energie creative e allo stesso tempo rafforzano il senso di appartenenza e di valorizzazione all’interno dell’impresa.

Infine, i successi vanno celebrati: l’applicazione dei processi aziendali ed i risultati che da essi scaturiranno vanno interpretati come una vittoria di ogni singolo collaboratore e della squadra.

Questo riconoscimento può assumere varie forme, dalle menzioni in riunioni a premi specifici per innovazioni e miglioramenti proposti dai dipendenti. Celebrare i successi non solo rafforza il morale, ma aiuta anche a dimostrare concretamente come la strutturazione dei processi possa essere sinonimo di crescita personale e professionale.

La sfida per un imprenditore è proprio dimostrare che i processi aziendali non rappresentano un limite, piuttosto un trampolino di lancio per la creatività e l’innovazione oltre che per l’efficientamento.

Quando i dipendenti comprendono che i processi aziendali non sono catene che limitano la loro espressione, ma sono strumenti per facilitare il loro lavoro, iniziano a percepire questi cambiamenti sotto una luce positiva.

La chiave sta nel trovare il giusto equilibrio tra la necessità di efficienza e la libertà di creare e sperimentare: l’incontro tra queste qualità umane può condurre ad una crescita sia per l’individuo, sia per l’azienda nel suo complesso.

Come superare le paure

La paura è un’emozione primaria che si verifica in risposta ad un pericolo oppure ad una minaccia percepita. È una risposta inconscia che non ha altro intento se non quello di proteggerci da una potenziale minaccia.

La paura si manifesta quando percepiamo un pericolo, poco importa se esso sia concreto oppure astratto. I meccanismi del cervello umano sono incapaci di distinguere tra un evento che accade nella realtà e un evento immaginario. Entrambi per il nostro inconscio sono reali.

Proprio per questo motivo tendiamo a spaventarci davanti ad un incubo o al pensiero che qualcosa di tanto terribile quanto inaspettato possa accadere nel futuro.

Più ti focalizzi sulle paure e con maggiore facilità continueranno ad alimentarsi fino a raggiungere il loro apice, interessando anche il tuo organismo. Tra i sintomi fisici della paura possiamo riscontrare un aumento del battito cardiaco, della frequenza respiratoria, della sudorazione, tremori, tensione muscolare, secchezza nella bocca, nausea.

Quando la paura cresce d’intensità, può anche portare ad un blocco o all’incapacità di prendere decisioni.

Al tempo stesso questo sentimento può essere fonte di grande motivazione e spingere le Persone ad adoperarsi ed impegnarsi affinché certe situazioni “spaventose” non si concretizzino mai nella realtà.

A prescindere dal come si manifesta, ricordiamo sempre che la paura porta con sé un messaggio che il nostro corpo e il nostro cervello ci sta comunicando.

Il principale nemico della paura è il “fare”. Quando smetti di pensare e passi all’azione la paura cala in modo significativo. E continuerà a decrescere rapidamente fino a svanire quando oltre a darti da fare, ti avvarrai di tutta l’esperienza di un professionista senior.

La paura ha una sua fonte: è di vitale importanza comprendere le sue origini e da quale minaccia voglia proteggerci.

Breve guida per sconfiggere le paure

1. Smetti di pensare e passa all’azione.
   Non importa se commetterai degli errori perché l’errore più grande è l’immobilismo.
2. Fai chiarezza.
   Da dove viene? Da cosa ti vuole proteggere?
3. Riguardo i processi aziendali, separa ciò che funziona da ciò che non funziona affatto (o come vorresti che funzionasse).
4. Prendi carta e penna e disegna a grandi linee l’intero flusso.
5. Arricchisci quel flusso dei giusti dettagli.

Conclusioni

Le paure esistono.
Avere paura è normale.
Le paure ci rendono quello che siamo: umani.
Dentro di noi c’è la capacità di affrontarle e di superarle, per il bene nostro, dell’impresa, delle Persone che ne fanno parte e per il territorio che ci ospita.

Un’ultima cosa, anch’essa importante: non spetta unicamente all’imprenditore redigere i processi aziendali.

Coinvolgi in questo compito anche l’ultimo arrivato, sotto la tua supervisione del suo responsabile.

La luce è oltre le paure.

Paolo Balestra

Questo articolo è tratto dal mio libro Processi aziendali semplici, davvero!

Nessun imprenditore dovrebbe cimentarsi da solo con i processi aziendali perché, pur essendo un compito molto sfidante, rischia di sovrastarti se non affrontato con metodo.

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