Assenteismo sul lavoro: cos’è e come contrastarlo

Con il termine “assenteismo” si intendono comunemente le assenze frequenti dei lavoratori dal posto di lavoro, a prescindere che esse siano o meno giustificate.

Gli elementi chiave che qualificano l’assenteismo sono pertanto due:
1. l’assenza dal luogo di lavoro;
2. la ripetitività degli eventi di assenza.

L’assenteismo è uno dei costi occulti nella gestione del personale.

La definizione generale di assenteismo secondo la Treccani

L’essere frequentemente o abitualmente assente dal luogo di lavoro da parte di un lavoratore durante l’orario lavorativo, in mancanza di motivi oggettivamente fondati.

La definizione di assenteismo secondo Confindustria

Il tasso di assenteismo viene calcolato come il rapporto tra le ore di assenza e le ore lavorabili.

Fonte: Indagine Confindustria sul lavoro del 2023

Differenze tra assenteismo e tasso di assenza

Il tasso di assenza è il rapporto tra le ore di assenza e le ore lavorabili in un dato periodo.

Non tiene conto della ripetitività degli eventi di assenza.

Ragion per cui possiamo parlare di assenteismo vero e proprio solo se associamo il tasso di assenza alla ripetitività degli eventi di assenza.

Esempio

Supponiamo che ad un anno corrispondano 219 giorni lavorabili, al netto di ferie, permessi contrattuali, festività.

• il dipendente A effettua 8 giorni di assenza in un unico evento.
• il dipendente B effettua 8 giorni di assenza in due eventi.
• il dipendente C effettua 8 giorni di assenza in 8 eventi.

Il tasso di assenza è identico per tutti e tre i dipendenti, ovvero 8 giorni di assenza / 219 giorni lavorabili x 100 = 3,65%.

Dipendente	Giorni di assenza	Giorni lavorabili	Tasso di assenza (%)
A	8	219	3,65
B	8	219	3,65
C	8	219	3,65

Tuttavia l’impatto che hanno queste assenza nell’organizzazione dell’impresa è molto differente.

Formula: come si calcola l’assenteismo per singolo dipendente

Dato un periodo di riferimento (esempio: mese, trimestre, semestre, anno), il tasso di assenza viene calcolato come il rapporto tra il numero di giorni (oppure ore) di assenza e il numero di giorni (oppure ore) lavorabili in quel periodo.

Tasso di assenza = giorni di assenza / giorni lavorabili x 100

Per poter parlare di assenteismo, occorre trattare questo dato assieme all’incidenza delle assenze.

Incidenza = nr di eventi del dipendente / nr totale di eventi in azienda x 100

Aggiorniamo il quadro sinottico introducendo l’incidenza delle assenze.

Dipendente	Giorni di assenza	Giorni lavorabili	Tasso di assenza (%)	Numero di eventi	Incidenza (%)
A	8	219	3.65	1	9.09
B	8	219	3.65	2	18.18
C	8	219	3.65	8	72.73

Formula: come si calcola l’assenteismo in azienda

Dato un periodo di riferimento (esempio: mese, trimestre, semestre, anno), il tasso di assenza viene calcolato come il rapporto tra il totale numero di giorni (oppure ore) di assenza e il totale numero di giorni (oppure ore) lavorabili in quel periodo.

Tasso di assenza in azienda = totale giorni di assenza / totale giorni lavorabili x 100

Principali conseguenze dell’assenteismo per l’azienda

Ecco un elenco delle principali conseguenze dell’assenteismo per l’azienda:

Riduzione della produttività
L’assenteismo comporta una riduzione della forza lavoro disponibile, che può causare ritardi nei progetti e una diminuzione della produttività complessiva dell’azienda. La mancanza di personale sufficiente per coprire tutte le attività necessarie può rallentare i processi e ridurre l’efficienza operativa.

Aumento dei costi operativi
L’assenteismo può portare a un aumento dei costi operativi, poiché l’azienda potrebbe dover ricorrere a personale temporaneo o a lavoro straordinario per coprire le assenze. Inoltre, la necessità di riorganizzare il lavoro e gestire le assenze può comportare ulteriori costi amministrativi.

Compromissione della qualità del lavoro
La qualità del lavoro può risentire dell’assenteismo, poiché i dipendenti presenti devono gestire un carico di lavoro maggiore e potrebbe risultare complesso mantenere gli stessi standard qualitativi. Errori e omissioni possono diventare più frequenti, compromettendo la qualità dei prodotti o dei servizi offerti dall’azienda.

Diminuzione della soddisfazione dei clienti
La compromissione della qualità del lavoro e i ritardi nei progetti possono influire negativamente sulla soddisfazione dei clienti. Se i clienti percepiscono un calo nella qualità dei prodotti o dei servizi, potrebbero rivolgersi alla concorrenza, riducendo così la fidelizzazione e le entrate dell’azienda.

Aumento del turnover del personale
L’assenteismo può portare a un aumento del turnover del personale, poiché i dipendenti presenti possono sentirsi sovraccarichi e stressati. Un ambiente di lavoro stressante e un carico di lavoro eccessivo possono spingere i dipendenti a cercare opportunità di lavoro altrove, aumentando i costi di reclutamento e formazione per l’azienda.

Perdita di opportunità di business
L’assenteismo può impedire all’azienda di cogliere nuove opportunità di business, poiché la mancanza di personale può limitare la capacità di espandersi o di prendere in carico nuovi progetti. Questo può portare a una perdita di competitività e a una diminuzione delle entrate già a medio termine.

Impatto negativo sul morale del team e sul clima aziendale
L’assenteismo frequente può abbassare il morale del team, poiché i dipendenti presenti devono sopportare un carico di lavoro maggiore e possono sentirsi frustrati o demotivati. Un basso morale può ridurre la motivazione e l’impegno dei dipendenti, influenzando negativamente la produttività e l’efficacia del team.

Compromissione della reputazione aziendale
Un’elevata incidenza di assenteismo può danneggiare la reputazione dell’azienda, sia internamente che esternamente. I dipendenti possono percepire l’azienda come un luogo di lavoro stressante o disorganizzato, mentre i clienti e i partner commerciali possono perdere fiducia nella capacità dell’azienda di fornire prodotti o servizi di qualità nel rispetto dei tempi pattuiti.

Maggiore rischio di incidenti sul lavoro
La necessità di coprire le assenze può portare a una maggiore probabilità di incidenti sul lavoro, a causa dell’incremento del carico di lavoro per i dipendenti presenti. Gli incidenti sul lavoro possono comportare significative conseguenze per i malcapitati e un aggravio di costi per l’azienda.

Difficoltà nella pianificazione e nella gestione delle risorse umane L’assenteismo può complicare la pianificazione e la gestione delle risorse umane, rendendo difficile prevedere e allocare il personale in modo efficiente. La necessità di gestire assenze impreviste può interferire con la capacità dell’azienda di pianificare a lungo termine e di mantenere un flusso di lavoro stabile.

Conseguenze dell’assenteismo per i colleghi presenti

L’assenteismo, e quindi le assenze ripetute di qualcuno, non hanno un impatto solo verso l’azienda, ma anche verso i colleghi presenti.

Aumento del carico di lavoro
Quando un collega è assente, le sue mansioni devono essere ridistribuite tra i membri del team presenti. Questo significa che ognuno dovrà occuparsi di più compiti rispetto al solito. L’aumento del carico di lavoro può portare a giornate lavorative più lunghe, una maggiore pressione per completare le attività nei tempi previsti e una riduzione del tempo disponibile per altre responsabilità. Questo sovraccarico può compromettere l’efficienza e la tenuta del team.

Stress e pressione aggiuntiva
L’assenteismo comporta un aumento dello stress e della pressione sui colleghi presenti. Devono far fronte a carichi di lavoro maggiori e gestire responsabilità aggiuntive, spesso senza il supporto necessario. Questa situazione può portare a un aumento dei livelli di stress, che a sua volta può influire negativamente sulla salute mentale e fisica dei dipendenti. Il costante stato di pressione può anche ridurre la motivazione e la soddisfazione sul lavoro.

Maggior rischio di errori
Lavorare sotto pressione e con carichi di lavoro aumentati può aumentare la probabilità di commettere errori. Quando i dipendenti sono costretti a svolgere più compiti contemporaneamente, è più facile che si verifichino distrazioni e imprecisioni. Gli errori possono avere conseguenze significative, come ritardi nei progetti, necessità di rifare il lavoro e insoddisfazione dei clienti, tutti fattori che possono compromettere la reputazione dell’azienda.

Compromissione della qualità del lavoro
Con l’incremento del carico di lavoro, l’attenzione e la cura che i dipendenti possono dedicare a ciascun compito diminuiscono. La necessità di completare rapidamente le attività può portare a una riduzione della qualità del lavoro svolto. La compromissione della qualità può manifestarsi sotto forma di errori, omissioni, mancanza di dettagli e risultati finali che non soddisfano gli standard aziendali. Questo può influire negativamente sulla percezione dei clienti e sulla reputazione dell’azienda.

Senso di ingiustizia
Quando alcuni dipendenti si assentano frequentemente, i colleghi presenti potrebbero percepire una disparità nel carico di lavoro. Questo senso di ingiustizia può creare risentimento e tensioni all’interno del team. I dipendenti potrebbero sentirsi demotivati e meno inclini a collaborare, il che può compromettere la coesione del gruppo e la capacità di lavorare in modo efficace insieme. La percezione di ingiustizia può anche portare a un aumento del turnover, con dipendenti che cercano opportunità di lavoro più eque altrove.

Riduzione del morale
L’assenteismo frequente può abbassare il morale generale del team. I dipendenti presenti possono sentirsi frustrati e demotivati quando devono coprire costantemente per i colleghi assenti. La riduzione del morale può influire sulla motivazione, sulla soddisfazione lavorativa e sul senso di appartenenza al gruppo. Un basso morale può portare a una diminuzione dell’impegno e della produttività, nonché a un aumento del turnover.

Riduzione della produttività
Con l’aumento del carico di lavoro, i colleghi presenti potrebbero non essere in grado di mantenere gli stessi livelli di produttività. Devono distribuire la loro attenzione su più compiti, il che può portare a una gestione del tempo meno efficiente e a una diminuzione della qualità del lavoro svolto. La riduzione della produttività può influire negativamente sugli obiettivi aziendali e sulla capacità del team di rispettare le scadenze.

Compromissione della collaborazione
La necessità di riorganizzare continuamente il lavoro a causa dell’assenteismo può compromettere la collaborazione e l’armonia tra i membri del team. I dipendenti potrebbero trovare difficile coordinarsi e lavorare insieme in modo efficace quando devono adattarsi costantemente alle assenze dei colleghi. La mancanza di collaborazione può rallentare i progetti, ridurre l’innovazione e ostacolare il raggiungimento degli obiettivi comuni.

Interruzione dei progetti
La mancanza di un membro del team può causare ritardi nei progetti e nelle scadenze. L’assenteismo può interrompere il flusso di lavoro e richiedere una riorganizzazione delle attività per coprire le mansioni dell’assente. Questa interruzione può rallentare il progresso dei progetti, aumentare i costi e ridurre la capacità dell’azienda di rispettare le scadenze. I ritardi nei progetti possono influire negativamente sulla soddisfazione dei clienti e sulla reputazione dell’azienda.

Conseguenze dell’assenteismo per il dipendente assente

Le assenze ripetute hanno conseguenze anche per il dipendente assente. Eccone alcune:

Compromissione della reputazione professionale
Frequenti assenze possono compromettere la reputazione professionale del dipendente, facendolo apparire poco affidabile o non dedito al lavoro. Questo può influire negativamente sulle relazioni con i colleghi e i superiori.

Riduzione della fiducia e del rispetto dei colleghi
I colleghi possono percepire il dipendente assente come qualcuno su cui non possono fare affidamento, il che può portare a una diminuzione della fiducia e del rispetto. Questo può rendere l’ambiente di lavoro meno collaborativo e più teso.

Difficoltà di reintegrazione
Al rientro dalle assenze, il dipendente può trovare difficoltà a reintegrarsi nel flusso di lavoro e ad aggiornarsi sulle attività e sui cambiamenti avvenuti durante le sue assenze. Questo può comportare un periodo di adattamento e una temporanea diminuzione della produttività.

Isolamento dal team
Essere frequentemente assente può portare a una mancanza di coinvolgimento nei progetti e nelle dinamiche del team. Il dipendente può sentirsi isolato e disconnesso dal gruppo di lavoro, influenzando negativamente la propria motivazione e soddisfazione lavorativa.

Perdita di competenze e aggiornamenti
Assenze frequenti possono impedire al dipendente di acquisire nuove competenze o di partecipare a corsi di formazione e aggiornamenti. Questo può ridurre la propria competitività e capacità di svolgere efficientemente il proprio lavoro.

Perdita di opportunità di carriera
Il dipendente assente può perdere opportunità di avanzamento professionale, formazione e sviluppo. L’assenteismo può essere percepito dai superiori come una mancanza di impegno, riducendo così le possibilità di promozioni o aumenti di stipendio.

Impatto finanziario
In alcune aziende, l’assenteismo può comportare una riduzione dello stipendio. Questo vale nel caso in cui le assenze non vengano retribuite, così come nel caso in cui l’eccesso di assenze precluda l’accesso al premio di risultato laddove presente.

Rischio di sanzioni disciplinari
In caso di assenze ingiustificate o eccessive, il dipendente può essere soggetto a sanzioni disciplinari, che possono variare per intensità in base al CCNL (contratto collettivo di lavoro applicato), fino alla risoluzione del rapporto di lavoro per licenziamento.

Come influisce l’assenteismo sulla produttività aziendale

La produttività al lavoro si misura dividendo l’output totale per il numero di ore lavoro impiegate.

Il concetto di “output totale” si riferisce alla quantità complessiva di beni o servizi prodotti da un’azienda, un’unità produttiva, o un sistema economico in un determinato periodo di tempo. Questo può essere misurato in termini fisici (come il numero di unità prodotte) o in termini monetari (come il valore totale della produzione).

Produttività = output totale / ore di lavoro impiegate

La formula della produttività ci indica quanto output viene generato per ogni ora di lavoro impiegata. Un aumento della produttività significa che l’azienda è in grado di produrre più output con lo stesso numero di ore lavorative o lo stesso output con meno ore lavorative.

Ne consegue che, all’aumentare dell’assenteismo assistiamo a:

SCENARIO 1 una diminuzione delle ore lavorate, con conseguente perdita di output totale;

SCENARIO 2 una parità di ore lavorate grazie alle sostituzioni, con conseguente perdita di efficienza (incremento dei costi operativi) a parità di output totale.

Quali sono i segnali precoci dell’assenteismo

Ecco un elenco con alcuni segnali precoci dell’assenteismo:

Aumenti frequenti di brevi assenze
Episodi ricorrenti di assenze di breve durata, in special modo se prima del primo turno, oppure prima dell’ultimo turno, di lavoro della settimana.

Ritardi costanti
Arrivi tardivi al lavoro ripetuti, non preavvisati, non giustificati.

Lunghe pause non autorizzate
Tendenza a prendere pause più lunghe del consentito o a prolungare le pause contrattuali (esempio: pausa pranzo).

Richieste di permessi frequenti
Aumento delle richieste di permessi o di giorni di ferie per motivi non chiari.

Uso “regolare” del congedo per malattia
Utilizzo regolare di giorni di malattia, spesso collegati a weekend o periodi di vacanza.

Scontento sul lavoro
Espressioni verbali o comportamentali di insoddisfazione, insubordinazione, demotivazione.

Basso rendimento
Calo delle prestazioni lavorative, con ridotta produttività o ridotta qualità del lavoro.

Scarsa comunicazione
Diminuzione della comunicazione con colleghi e superiori, con isolamento o mancanza di coinvolgimento.

Assenze strategiche
Assenze che coincidono con giornate o eventi particolarmente impegnativi o stressanti.

Come monitorare in modo efficace l’assenteismo

L’assenteismo è dato da assenze frequenti. Pertanto, per monitorare l’assenteismo in un dato periodo occorre monitorare:

• l’autorizzazione preventiva o meno dell’assenza;
• i giorni (o le ore) di assenza;
• il numero di eventi;
• la concomitanza con l’inizio del primo (o con l’ultimo) turno di lavoro settimanale.

Solo un’analisi attenta e puntuale dei numeri e della loro storicità può dirci se si tratta di assenze oppure di assenteismo.

Quali strategie aziendali possono ridurre l’assenteismo

Il modello che promuovo con Intelligenza Aziendale mette le Persone al centro di un ecosistema in cui ciascuno fa la sua parte: l’azienda per quanto riguarda gli aspetti organizzativi, gestionali e di prospettiva; le Persone per quanto riguarda le competenze e il saper fare di cui l’impresa necessita.

Ecco una serie di strategie che hanno permesso di ridurre l’assenteismo laddove le ho applicate in consulenza o in affiancamento.

Bilanciare in modo adeguato i carichi di lavoro

Bilanciare in modo equo le responsabilità e i carichi di lavoro di ciascun dipendente, assicura che nessuno sia sovraccaricato o sottoutilizzato. Un carico di lavoro ben calibrato tiene conto delle capacità individuali, delle competenze specifiche e del tempo necessario per svolgere le attività assegnate. Questa strategia è fondamentale sia per mantenere un ambiente di lavoro produttivo, che per prevenire l’assenteismo.

Gestire correttamente i carichi di lavoro significa anche monitorare periodicamente la distribuzione delle attività e apportare aggiustamenti se necessario. È importante che i manager mantengano un dialogo aperto con i dipendenti per capire se ci sono problemi legati ai carichi di lavoro e per intervenire tempestivamente.

Flessibilità Oraria

Offrire orari di lavoro flessibili oppure opzioni di lavoro da remoto permette ai dipendenti di bilanciare meglio lavoro e vita privata. La flessibilità oraria può ridurre lo stress, migliorare la soddisfazione lavorativa e diminuire le assenze non pianificate. I dipendenti che possono gestire meglio i loro impegni personali sono meno inclini a.d assentarsi.

Politiche di Conciliazione Vita-Lavoro

Introdurre politiche di congedo parentale, permessi per cure familiari e altre misure di supporto familiare aiuta i dipendenti a gestire le loro responsabilità personali senza compromettere il lavoro. Queste politiche possono contribuire a migliorare la fedeltà dei dipendenti all’azienda, riducendo così l’assenteismo.

Ambiente di Lavoro Positivo

Promuovere una cultura aziendale inclusiva e positiva dove i dipendenti si sentano valorizzati e supportati è cruciale per ridurre il desiderio di assentarsi. Un ambiente di lavoro positivo favorisce la collaborazione, riduce i conflitti interni e aumenta la soddisfazione lavorativa, diminuendo così l’assenteismo.

Coerenza tra Identità Aziendale e Modalità di Agire

Assicurare che l’identità aziendale sia chiaramente definita attraverso documenti come la carta dei valori, il codice etico aziendale e il regolamento aziendale è fondamentale per creare un ambiente lavorativo coerente e trasparente. Questi documenti delineano le aspettative dell’azienda riguardo ai comportamenti, all’etica e ai valori condivisi. Quando i manager e l’imprenditore agiscono in modo coerente con questi principi, si costruisce e alimenta la fiducia tra i dipendenti e l’azienda, riducendo il rischio di assenteismo causato da insoddisfazione o disallineamento con la cultura aziendale.

Programmi di Incentivi e Riconoscimenti

Creare sistemi di incentivi per premiare la presenza costante e riconoscere i dipendenti che dimostrano un impegno eccezionale nel loro lavoro può aumentare la motivazione e ridurre le assenze. Bonus personali, premi di risultato, riconoscimenti pubblici possono incentivare i dipendenti a mantenere una presenza regolare.

Gestione Efficace delle Risorse Umane

Fornire formazione ai manager su come riconoscere e affrontare i segnali di malessere tra i dipendenti e su come creare un ambiente di lavoro motivante è essenziale. Manager ben addestrati possono intervenire tempestivamente per intercettare, affrontare e risolvere problemi personali o lavorativi dei dipendenti, riducendo così le assenze.

Programmi di Benessere Aziendale

Implementare programmi di benessere aziendale è fondamentale per promuovere la salute fisica e mentale dei dipendenti. Questi programmi possono includere sessioni di fitness, yoga, consulenza psicologica, attività di team building e seminari sulla salute. Offrendo queste risorse, le aziende possono aiutare i dipendenti a gestire lo stress, migliorare il loro benessere generale e ridurre le assenze legate a problemi di salute.

Coinvolgimento dei Dipendenti

Coinvolgere attivamente i dipendenti nella definizione delle politiche aziendali e nelle decisioni, per la parte che compete loro e che riguarda il loro lavoro, aumenta il senso di appartenenza e responsabilità. Dipendenti coinvolti e ascoltati si sentono più valorizzati e sono meno inclini a fare assenze.

Sviluppo Professionale

Offrire opportunità di formazione e sviluppo professionale aiuta a mantenere i dipendenti motivati e impegnati nel loro lavoro. Investire nel loro sviluppo personale e professionale può aumentare la loro soddisfazione lavorativa e ridurre la probabilità di assenze non pianificate.

Monitoraggio e Feedback

Implementare sistemi di monitoraggio delle assenze per identificare modelli e cause comuni permette alle aziende di sviluppare strategie mirate per affrontare l’assenteismo. Fornire feedback costruttivi ai dipendenti e discutere con loro eventuali problemi può aiutare a trovare soluzioni efficaci per ridurre le assenze future.

Benefici a breve e medio termine per le aziende che gestiscono l’assenteismo

Benefici a medio termine

Nel medio termine, gestire efficacemente l’assenteismo porta a una serie di vantaggi tangibili per l’azienda. Uno dei più immediati è l’aumento della produttività: con una forza lavoro più presente e costante, l’azienda può operare in modo più fluido, evitando i rallentamenti dovuti a mancanze improvvise di personale. Questo si traduce anche in una riduzione significativa dei costi operativi, poiché diminuiscono le spese legate alla sostituzione temporanea dei lavoratori, agli straordinari per coprire i turni e alla formazione di nuovi dipendenti. Inoltre, la presenza regolare dei lavoratori contribuisce a migliorare il clima aziendale, riducendo lo stress e le tensioni tra i colleghi, spesso causati dal dover sopperire alle assenze altrui.

Una gestione attenta dell’assenteismo permette anche di ottimizzare la pianificazione delle risorse, consentendo una migliore organizzazione dei turni e dei carichi di lavoro, e rendendo l’azienda più efficiente.

Infine, una forza lavoro stabile garantisce che i prodotti e i servizi vengano consegnati puntualmente e con il livello di qualità atteso, il che si traduce in una maggiore soddisfazione dei clienti.

Benefici a Lungo Termine

A lungo termine, la gestione efficace dell’assenteismo ha un impatto ancora più profondo sull’azienda. Una delle conseguenze più rilevanti è il miglioramento della reputazione aziendale: un’azienda con un basso tasso di assenze è vista come un luogo di lavoro stabile e positivo, il che la rende più attraente per nuovi talenti e la posiziona meglio sul mercato.

Questo, a sua volta, contribuisce a una maggiore fidelizzazione dei dipendenti, poiché lavorare in un ambiente ben gestito e privo di frequenti interruzioni aumenta il senso di appartenenza e la motivazione. Questi aspetti migliorano la competitività dell’azienda, che può contare su una forza lavoro motivata ed efficiente, capace di rispondere rapidamente alle sfide del mercato.

Un’efficace gestione dell’assenteismo aiuta anche a rafforzare la cultura aziendale, promuovendo valori come responsabilità, impegno e collaborazione, che diventano parte integrante dell’identità aziendale.

Infine, a livello finanziario, la riduzione dell’assenteismo contribuisce alla sostenibilità economica dell’azienda, riducendo i costi associati e aumentando la produttività, elementi fondamentali per il successo a lungo termine.

Conclusioni

L’assenteismo è una piaga pericolosa che affligge molte imprese. Contrastarlo creando le condizioni fino a debellarlo è cosa buona e giusta per l’impresa, per l’imprenditore, per i manager, per i colleghi e per tutte quelle brave Persone che si danno da fare ogni giorno nell’interesse dell’azienda.

Contrasta ora l’assenteismo nella tua azienda.

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