Nelle imprese c’è caos, d’altronde il caos è parte integrante del lavoro in sé. Quel che è peggio è l’accettazione di questa condizione come “normale”.
No, non c’è nulla di normale nel caos, né tantomeno dovremmo accettarlo.
Il caos e la disorganizzazione sono nemici della prosperità delle imprese e come tali vanno contrastati.
Disorganizzazione aziendale: le principali cause
Tra le principali cause della disorganizzazione in azienda ritroviamo:
- ruoli confusi;
- gerarchia poco chiara;
- responsabilità opache;
- valori aziendali per lo più sconosciuti, dati per scontati, o scollegati dalle azioni quotidiane;
- scarsa comunicazione interna;
- l’assenza, o la scarsa chiarezza, nei processi aziendali e nei flussi operativi anche in presenza di certificazioni.
Organizzazione formale
Ogni impresa è per sua stessa definizione un’attività economica organizzata dall’imprenditore al fine di produrre o scambiare beni / servizi (art. 2082 Codice Civile).
Questa organizzazione formale viene spesso messa in discussione da una quotidianità in cui le Persone fanno altro rispetto a ciò che l’impresa si aspetta da loro.
Quali Soluzioni alla disorganizzazione aziendale
Per mettere fine al caos e alla disorganizzazione in azienda occorre intervenire su più fronti per:
- descrivere i ruoli in modo tale che ciascun collaboratore sappia esattamente cosa fare e cosa ci si aspetta dalla sua prestazione;
- rivedere e semplificare la gerarchia accorciandola il più possibile;
- assegnare responsabilità chiare e misurabili con criteri definiti;
- conoscere il credo e i valori dell’impresa facendo in modo che vi sia coerenza con le azioni richieste alle Persone;
- comunicare internamente in modo adeguato affinché le informazioni circolino in trasparenza;
- creare (o rivedere) i processi aziendali così che tutte le Persone conoscano come svolgere il proprio lavoro in base agli standard aziendali.
In quest’ultimo punto, processi aziendali, convergono tutte le soluzioni proposte.
Superare la disorganizzazione grazie ai processi aziendali
Le imprese che introducono i processi aziendali beneficiano di innumerevoli vantaggi, sia per quanto riguarda gli aspetti organizzativi, sia per quelli relativi alla gestione delle Persone.
Tutto ciò offre un vantaggio competitivo nei confronti dei concorrenti, i quali sono destinati a restare a distanza, com’è giusto che sia.
Vantaggi dei processi aziendali
Quali sono questi vantaggi? Vediamoli uno per uno:
- I processi aziendali contribuiscono a creare quell’insieme di regole, o standard di lavoro, finalizzati a perseguire la corretta esecuzione delle attività e a “modellare” l’impresa secondo una forma e una struttura precisa.
- L’ottimizzazione del flusso operativo, delle risorse e del loro impiego, così come il loro monitoraggio, favoriscono l’applicazione di una logica di miglioramento continuo, la quale determina l’incremento dell’efficienza operativa e della qualità dei risultati prodotti.
- Migliorare l’efficienza operativa significa ridurre i costi e di conseguenza aumentare i margini di profitto. Il risultato finale è la creazione di un ambiente strutturato e monitorato, in cui le operazioni quotidiane vengono svolte in conformità alle normative vigenti favorendo economie di scala.
Il collegamento tra le certificazioni e i processi aziendali
Spesso accade che le imprese intervengono sui processi aziendali quando vogliono ottenere una certificazione.
È un motivo valido solo in apparenza. Il focus di molte aziende è infatti ricevere semplicemente la certificazione, senza dare il giusto peso alla definizione e all’ottimizzazione dei processi aziendali che producono un beneficio a prescindere dal conseguimento della certificazione stessa.
Mettiamo le cose in ordine.
Tralasciando quei settori in cui la certificazione costituisce una barriera all’ingresso nel mercato, il miglioramento dell’azienda viene prima della certificazione.
I benefici che derivano dai processi aziendali
1- Miglioramento della capacità di pianificazione strategica
Una delle principali conseguenze positive dell’introduzione dei processi aziendali è l’acquisizione di una maggiore consapevolezza sistemica che si traduce in un miglioramento della capacità di pianificazione strategica.
L’imprenditore e i membri del consiglio di amministrazione si ritrovano nelle mani un vero e proprio asset. I benefici introdotti dai processi aziendali non si riflettono però solo sul management, ma anche sui dipartimenti aziendali e sulle Persone che li compongono.
2- Azzeramento degli errori
In primo luogo, i processi aziendali contribuiscono a creare un ambiente di lavoro in cui gli errori vengono pressoché azzerati.
Attraverso i processi aziendali le Persone sono stimolate a credere maggiormente nelle proprie competenze, sentendosi più sicure di sé.
3- Migliore comunicazione sia interna che esterna
Inoltre, i processi aziendali facilitano la comunicazione interna tra colleghi e la comunicazione esterna rivolta ad eventuali partner, clienti, fornitori e altri portatori d’interesse.
4- I dipendenti e i collaboratori conoscono il proprio ruolo
Ogni Persona coinvolta in un processo aziendale conosce il suo ruolo, sa a chi rendere conto direttamente, è consapevole delle proprie responsabilità e di quale sarà il contributo del proprio lavoro al risultato finale.
Tutto ciò consente di definire con chiarezza le mansioni di ognuno favorendo la collaborazione, il lavoro di squadra ed accrescendo il senso di appartenenza all’azienda.
Il messaggio che emerge è che le Persone sono parte di qualcosa di più grande.
5- Maggiore autonomia
Essere più autonomi, sia nelle scelte che nell’esecuzione delle proprie mansioni, è un desiderio di molti.
I processi aziendali rappresentano una cornice sicura all’interno della quale le Persone sviluppano e accrescono le proprie autonomie. Si sentono più gratificate, più efficienti, più efficaci. Fa bene alla loro autostima e fa bene ai risultati dell’azienda.
6- Riduzione dei tempi di formazione
All’interno di questa struttura ben definita e ben organizzata i tempi di formazione e addestramento sono più brevi con conseguenti benefici in fase di assunzione e addestramento di nuovo personale.
7- Compiti chiari e prestazioni misurabili
I processi aziendali rappresentano un punto di partenza importante per valutare le prestazioni delle Persone, in quanto chiariscono chi ha il compito di svolgere quali attività e in che modo le esegue.
Ogni fase è descritta chiaramente ed è possibile determinare come i risultati ottenuti influenzano la fase successiva.
Queste azioni sono misurabili e di conseguenza possono essere controllate ed efficientate, facilitando una crescita aziendale a breve, medio e lungo termine.
8- Cultura aziendale
La documentazione trasparente ed accessibile dei processi aziendali stimola la costruzione di una cultura del lavoro basata sulla salute e la sicurezza, così come sulla soddisfazione e il coinvolgimento.
Nell’ambito delle risorse umane i processi aziendali puntano a creare una sinergia tra i vari dipartimenti d’impresa agevolando la gestione delle Persone già presenti in azienda e le pratiche di inserimento di nuovo personale (onboarding). Quest’ultimo è un processo articolato che, purtroppo, viene spesso impropriamente semplificato nella mera assunzione di nuovo personale.
9- Orientamento ai risultati
Creare, documentare, misurare e manutenere i processi aziendali incoraggia una cultura orientata ai risultati e alla costruzione di percorsi replicabili caratterizzati dalla stessa efficacia ed efficienza.
10- Non solo per legge, ma per buon senso
Inoltre, in ambito giuridico l’art. 2086 del Codice civile, modificato dal nuovo Codice dell’Insolvenza, prevede espressamente per gli imprenditori l’obbligo di istituire assetti adeguati dell’impresa, basati su regole organizzative interne, utili (ma non solo) a rilevare precocemente eventuali situazioni di crisi.
I processi aziendali e il loro monitoraggio rappresentano una risposta pratica a questa norma, che prima ancora di essere legge, è di buon senso.
Ora che hai compreso la pericolosità della disorganizzazione in azienda, contattami per un confronto di valore sulla situazione nella tua impresa.
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Paolo Balestra · senior HR Manager
Costruisco organizzazioni a prova di alibi in cui la produttività e il benessere sono in armonia.
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